فلسفه برنامه ریزی:
فلسفه برنامه ریزی به عنوان یک نگرش و یک راه زندگی
که متضمن تعهد به عمل بر مبنای اندیشیه، تفکر آینده نگر و عزم راسخ به برنامه ریزی
منظم و مداوم می باشد، بخش انفکاک ناپذیر مدیریت است.
ضرورت برنامه ریزی:
فرد و سازمان برای رسیدن به اهداف خویش به برنامه ریزی نیاز دارند،
بنابراین ضرورت برنامه ریزی برای رسیدن به جزئی ترین اهداف یک واقعیت انکار ناپذیر
است. بنابراین نیاز به برنامه ریزی از این واقعیت نشأت می گیرد که همه نهادها در
محیطی متحول فعالیت می کنند.
عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، برنامه ریزی را به صورت یک ضرورت
انکار ناپذیر در تمام نهادها درآورده است.
پیتر دراکر معتقد است که میان مؤثر بودن (انجام کارهای درست) و کارایی
(درست انجام دادن کارها) تفاوت هست و این دو در مراحل انتخاب هدف ها و آنگاه در
چگونگی کسب آنها توأم می باشند.
تعریف برنامه ریزی:
برای برنامه ریزی متخصصان از زوایای مختلف تعاریف متعددی ارائه کرده اند
که تعدادی از آنها عبارت است از:
تعین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن ؛ تصمیم گیری در مورد اینکه چه
کارهایی باید انجام گیرد ؛ تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه
ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند ؛ طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر
مبنای شیوه ای که از پیش تعریف شده اغییر بدهد.
تعریف اصلی برنامه ریزی:
برای دست یافتن به هدف مورد نظر باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به
انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.
هدف های برنامه ریزی:
هدف هایی که در هر برنامه ریزی دنبال می شود به شرح ذیل است:
1) افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیت ها؛ 2) افزایش جنبه
اقتصادی (مقرون به صرف بودن عملیات) ؛ 3) تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از
تغییر مسیر ؛ 4) تهیه ابزاری برای کنترل.
اولویت برنامه ریزی:
اگر وظایف مدیریت را حول رئوس هرمی در نظر بگیریم برنامه ریزی در رأس آن
قرار می گیرد و اگر چه وظایف مدیریت را به طور جداگانه بررسی می کنیم ولی به هم
مرتبط هستند و در این بین برنامه ریزی از اهمیت و اولویت خاصی برخوردار است.
همان طور که ذکر شد وظایف مدیری قابل تفکیک نیستند و این ارتباط به ویژه
در وظایف برنامه ریزی و کنترل ملموس تر است زیرا اعمال برنامه ریزی نشده را نمی
توان کنترل کرد. کنترل کردن یعنی نگهداری فعالیت ها در یک مسیر و تصحیح انحرافات
از روی برنامه.
برنامه ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می دهد.
برنامه ریزی مقدم بر تمامی دیگر وظایف مدیریت است.
ماهیت پویای برنامه ریزی:
در برنامه ریزی گاهی برنامه ای تجدید نظر می شود و قبل از اجرای کامل
برنامه قدیمی به اجرا در می آید.
انواع برنامه ریزی:
1) برنامه ریزی اساسی (استراتژیک):
برنامه ریزی اساسی، دوراندیشی سازمان یافته ای است که مراحل زیر را در بر
دارد: تعیین مأموریت ها و هدف های دوربرد ؛ تفکیک مأموریت ها به هدف های کمّی و
کیفی کوتاه مدت که این عمل را در اصطلاح هدف گذاری می نامند ؛ تعیین خط مشی ها یا
سیاست ها ؛ طرح ریز و برنامه ریزی اجرایی (تاکتیکی).
برنامه ریزی استراتژیک آینده را پیشگویی نمی کند ولی یک مدیر را می تواند
در موراد ذیل یاری دهد: فائق آمدن مؤثر بر مقتضیات آتی، ارائه فرصت به موقع برای
تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر، کمک به تصمیم گیری درست در زمان مناسب، تمرکز بر
اعمالی که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شود.
2) برنامه ریزی اجرایی (عملیاتی):
توالی برنامه ریزی عملیاتی عبارتست از:
تهیه برنامه کوتاه مدت؛ تعیین معیارهای عملکرد و موقعیت کمیت و کیفیت و
هزینه ؛ بازبینی و تعیین موارد انحراف ؛ تهیه برنامه جدید.
3) برنامه ریزی تخصصی (برنامه ریزی در سایر وظایف مدیریت):
برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید) ؛ برنامه ریزی پرسنلی (نیروی
انسانی) ؛ برنامه ریزی مالی.
دیدگاه های متداول در برنامه ریزی:
برنامه ریزی مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه:
عبارتست از اینکه مهمترین مسائل سازمان تعریف شود و سپس با مشارکت
کارکنان برای هر واحد و هر قسمت از یک واحد و نهایتاً برای هر فرد شاغل هدف گذاری
منظمی صورت گیرد. مدیریت و برنامه ریزی بر مبنای هدف برای ترکیب اهداف فردی و
سازمانی به کار می رود و بر این عقیده استوار است که مشارکت توأم رئیس و مرئوس در
تبدیل اهداف کلی به اهداف فردی تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارد. فکر اصلی
مدیریت بر مبنای هدف این است که تدوین و پذیرش طرفینی تمامی اهداف، تعهد قوی تری
را در کارکنان ایجاد می کند تا اینکه سرپرستی، یک جانبه هدف گذاری کرده و آنها را
به زیردستان تحمیل کند.

برنامه ریزی امکانات و منابع بر اساس هدف و نتیجه شش مرحله دارد:
1) نقش ها و مأموریت ها ؛ 2) نتایج مورد انتظار ؛ 3) شاخص ها ؛ 4) هدف ها
؛ 5) طرح های عملیاتی ؛ 6) کنترل.
برنامه ریزی مدیریت بر اساس استثناء:
عبارتست از تعیین هدف، تخصیص منابع و تعیین شاخص های عملیاتی، و واگذاری
امور به ابتکار عمل مسئلان واحدها. مدیریت عالی سازمان تنها هنگامی که انحرافات
عملکرد واحدی از برنامه پیش بینی شده بیش از حد مورد قبول باشد، در امور آن واحد
دخالت خواهد کرد. ابزارهای اساسی و متداول در این روش عبارتند از بودجه، هزینه های
استاندارد و حسابداری مدیریت یا حسابداری مراکز مسئولیت (مراکز هزینه و درآمد و
سرمایه گذاری).
برنامه ریزی اضطراری:
عبارتست از پیش بینی و معین ساختن عکس العمل ها و پاسخ مناسب به حوادث یا
شرایط جدیدی که در اوضاع و احوال سازمان ممکن است اتفاق بیفتد.
گام های عمده ای در برنامه ریزی باید برداشت:
1) آگاهی از فرصت ها (مسائل و نیازها) ؛ 2) تعیین اهداف کوتاه مدت ؛ 3)
کسب اطلاعات کامل درباره فعالیت های مورد نظر ؛ 4) دسته بندی و تحلیل اطلاعات ؛ 5)
تعیین فرضیه ها و شناخت موانع ؛ 6) تعیین بدیل ها ؛ 7) ارزیابی بدیل های گوناگون ؛
8) انتخاب بدیل ؛ 9) تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی ؛ 10) تنظیم تفصیلی توالی
فعالیتها و جداول زمانبندی ؛ 11) بیان برنامه ها به کمک ارقام به وسیله تخصیص
بودجه ؛ 12) پیگیری پیشرفت کار.
اصل واقعیت ها در برنامه ریزی:
برای طراحی برنامه ای کارا، اطلاع از تمامی واقعیت های مربوط موجود لازم
است زیرا برنامه شامل فعالیت هایی است که بر پایه واقعیت ها طرح ریزی می شود.
برنامه ریزی مؤثر:
توجه به موارد ذیل موجب مؤثر بودن برنامه ریزی می
گردد:
زمان: هر یک از اجزا نه تنها از جنبه محتوا بلکه از
نظر زمان نیز باید مورد توجه قرار گیرد زیرا حرکت ها با یکدیگر ارتباط دارند؛
ارتباطات: باید طوری برقرار گردد که همه افراد در
حیطه فعالیت خود، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند؛
تشریک مساعی: در امور برنامه ریزی باید همکاری صورت
گیرد؛
به وجود آوردن جو مناسب: آماده سازی برای برنامه
ریزی باید از سطوح بالا شروع و سازمان یافته باشد؛ یعنی یک نمودار مطلوب برای هر
بخش ترسیم شود، فعالیت های گروهی هماهنگ شود، وظایف مشخص گردد، جو مناسب برای
افزایش کارایی در گروه ها به وجود آید، اهداف و خط مشی ها باید به تمام افراد و در
تمام سطوح انتقال داده شود، برنامه ریزی بلندمدت باید مکمل برنامه ریزی کوتاه مدت
باشد، برنامه ریزی باید طوری تنظیم شود که زمینه را برای پذیرش اطلاعات و تغییرات
در سازمان فراهم آورد.
محاسن برنامه ریزی:
برنامه ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل
است:
1) اهداف سازمان را فقط در چارچوب برنامه ریزی می توان تحقق بخشید ؛ 2)
برنامه ریزی زمینه را برای اجرای تصمیم ها فراهم می کند ؛ 3) برنامه ریزی در سطوح
مختلف کمک می کند تا طرح های آینده به طور منظم انجام شود و حداکثر نتیجه را به
دست آورد ؛ 4) با رشد سریع فناوری تنها در چارچوب برنامه می توان خود را با رشد
مورد نظر تطبیق داد ؛ 5) برنامه ریزی به طور مستقیم ما را به سوی رشد اقتصادی کلان
می برد و از به هدر رفتن عوامل تولید جلوگیری می کند ؛ 6) برنامه ریزی موجب بودجه
بندی می گردد و در نتیجه ابزار کنترل را به دست می دهد ؛ 7) برنامه ریزی روحیه
گروهی را بالا می برد و در نتیجه کارایی سازمان افزایش می یابد.
محدودیت های برنامه ریزی:
برنامه ریزی با وجود محاسن بسیار محدویدت هایی را نیز به همراه دارد که
عبارتند از:
1) با توجه به صرف هزینه و وقت، تعهدی برای تحقق اهداف به دست نمی
دهد ؛ 2) به علت صرف هزینه و وقت، سازمان های کوچک از انجام عمل برنامه ریزی
خودداری می کنند ؛ 3) حرکت را در تمام سطوح سازمان در کوتاه مدت مشکل یا کُند می
کند ؛ 4) برنامه ریزی بیشتر بر اساس احتمالات و حدس است تا بر یقین.
راه های کاهش محدودیت های برنامه ریزی:
1) تا سر حد امکان از برنامه ریزی های وابسته بهم خودداری شود ؛ 2) از
برنامه ریزی موازی در زمینه های گوناگون بر اساس ضابطه خاص کمتر استفاده شود ؛ 3)
سعی شود برنامه ها هماهنگ با یکدیگر و یکنواخت پیش روند ؛ 4) برناه ها مرحله به
مرحله اجرا شود.
دام های دهگانه اصلی در برنامه ریزی موفق:
در برنامه ریزی موفق، بر سر راه مدیر عالی سازمان دام هایی هست که اگر
دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و به شکست برنامه هایش منجر می شود. عمده ترین این
دام ها عبارتند از:
1) مدیریت عالی تصور کند که می تواند وظیفه برنامه ریزی را به دیگران
تفویض کند و بدین ترتیب خودش را به طور مستقیم درگیر برنامه ریزی نکند.
2) مدیریت عالی آن قدر درگیر مسائل جاری شود که وقت کافی صرف برنامه ریزی
نکند و در نتیجه برنامه ریزی در سطوح پایین بی ارزش و اعتبار گردد.
3) قصور در بیان و تدوین واضح اهداف به عنوان مبنایی برای فرموله کردن
برنامه های بلندمدت.
4) قصور نسبت به درگیر ساختن مدیران اجرایی اصلی در فرآیند برنامه ریزی.
5) قصور در به کارگیری واقعی برنامه ها به عنوان معیاری برای ارزیابی
عملکرد مدیری.
6) قصور در خلق و ایجاد جو موافق و حامی برنامه ریزی.
7) تصور اینکه برنامه ریزی جامع از سایر جنبه های فرآیند مدیریت مجزاست.
8) تدوین طرحی انعطاف ناپذیر و پیچیده که مانع نوآوری هاست.
9) مدیریت عالی برنامه های بلندمدت را که توسط روسای بخش ها و واحدها
تهیه شده ارزیابی و بازنگری نکند.
10) مدیریت عالی تصمیم هایی مبتنی بر احساس و بینش خود اخذ کند که با
برنامه های رسمی تضاد داشته باشد.
سلسله مراتب برنامه ها:
برنامه عبارتست از تعیین هدف کوتاه مدت و راه رسیدن به آن. به بیان دیگر
برنامه عبارتست از تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف.
برنامه ها خود به دو دسته عده تقسیم می شود:
الف) برنامه های استراتژیک: این برنامه ها برای کسب اهداف جامع سازمان
طراحی می شود و از طریق آن مأموریت سازمان که تنها دلیل حیات آن است به اجرا در می
اید.
ب) برنامه های عملیاتی (اجرایی -
تاکتیکی): برنامه هایی است که جزئیات چگونگی اجرای برنامه های استراتژیک را
ارائه می کند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتست از تصمیم های کوتاه مدت که
برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات اتخاذ می گردد. برنامه های
عملیاتی خود به دو دسته تقسیم می شود:
برنامه های یکباری: این گونه برنامه ها برای کسب اهداف خاصی طرح ریزی مش
ود و پس از به اجرا در آمدن از میان می رود.
برنامه های همیشگی: این برنامه ها روش های استانداردی برای اداره وضعیت
جاری و وضعیت های قابل پیش بینی است.

انواع برنامه ها:
نباید فراموش کنیم که برنامه هر عمل آتی را در بر می گیرد، بنابراین
برنامه انواع گوناگونی دارد که به این صورت دسته بندی می شود:

1) اهداف دوربرد یا مأموریت ها:
همه فعالیت ها و رفتارهای انسانی هدفدارند. بنابراین فعالیت گروهی نیز
نمی تواند بدون هدف باشد. اهداف دور برد یا مأموریت های یک سازمان نیازمند ویژگی
های خاصی به شرح ذیل است: شرح مأموریت باید مفهوم و روشن باشد به بیان دیگر مدیران
و کارکنان آن را صرف کلمات ندانند ؛ ویژگی تضایفی داشته باشد یعنی نتیجه ترکیبی
آنها بیشتر از مجموع اجزاء باشد ؛ در تنظیم مأموریت ها باید از خلاقیت و نوآوری
استفاده کرد به ویژه در طرح و تبیین شقوق مختلف بدیل ها ؛ اهداف دوربرد باید منشاء
ضوابط و اصول ساخت سازمانی مطلوب برای اجزای برنامه ها باشد.
2) اهداف کوتاه مدت:
هر سازمانی به یک بیانیه روشن از هدف های کوتاه مدت خود نیاز دارد تا
بتواند آن را زیربنای همه برنامه ریزی های خود قرار دهد و میزان کارایی تصمیم های
اتخاذ شده را بر اساس آن اندازه گیری کند. تهیه برنامه بدون رعایت اهداف سازمان
موجب پراکنده کاری می شود.
هدف عبارت است از بیان نتایج مورد انتظار شامل کار مشخص و قابل اندازه
گیری در محدوده زمانی خاص و با هزینه ای معین.
عواملی که در تعیین هدف باید به آنها توجه شود عبارتند از:
نتیجه مورد انتظار قابل اندازه گیری؛ چگونگی انجام کار؛ محدوده زمانی که
کار باید در آن صورت گیرد؛ حداکثر هزینه بر حسب واحد پول یا کار و یا هر دو.
هدف گذاری:
منظور از هدف گذاری تفکیک مأموریت ها یا اهداف دوربرد به اهداف کمّی و
کیفی کوتاه مدت است که برای یک واحد و سرانجام برای یک فرد شاغل قابل اجرا باشد.
تعیین هدف های کمّی و کیفی یعنی تعیین برنامه ای که بر اساس نتایجی که باید حصول
یابند بیان شده باشد، برای یک هدف گذاری عملی و قابل استفاده وجود معیارهای
عملیاتی یا ضوابط عملکرد لازم است. محاسنی که هدف گذاری باید داشته باشد از این
قرار است:
سادگی و دقت ؛ اجتناب از خرده کاری و پراکنده کاری ؛ تضمین حصول اهداف.
راه های مختلف تعیین هدف کوتاه مدت:
ساده ترین راه برای تعیین هدف انجام دو نوع تجزیه و تحلیل است: تجزیه و
تحلیل تولید کالا یا خدمت ؛ تجزیه و تحلیل توسعه و بهبود .
برای انجام تجزیه و تحلیل موارد فوق سه عامل را باید در نظر بگیریم:
بازده کارهای عادی ؛ بهبود بازده کارهای عادی ؛ بهبود و توسعه توانایی
های فردی یا سازمانی.
3) راهبرد (استراتژی):
استراتژی عبارتست از برنامه جامع واحد و کاملی که بر مبنای آن نیل به
اهداف اساسی سازمان تضمین می شود:
بنا به تعریف بالا استراتژی نوعی برنامه است که مقصود یا منظور اصلی
سازمان را بر حسب خدمتی که به جامعه عرضه خواهد کرد معین می نماید. استراتژی
الگویی برای پاسخ سازمان به محیط اطرافش در طول زمان است. استراتژی افراد و دیگر
منابع هر سازمان را با چالش ها و مخاطراتی که به وسیله دنیای خارج ایجاد شده مرتبط
می سازد. استراتژی برای سازمان با توجه به اهداف چندگانه اش مسیر واحدی معین کرده
و به کارگیری منابع را در جهت کسب اهداف جامع هدایت می کند.
در داخل هر سازمان برنامه ها مطابق سلسله مراتبی موازی با ساختار سازمانی
تنظیم می شود. در هر سطح دو وظیفه انجام می دهند:
ابزاری را که برای کسب اهداف تعیین شده در برنامه های سطوح بالاتر فراهم
می کنند ؛ اهداف را به نوبه خود برای برنامه های سطوح پایین تر ارائه می دهند.
4) خط مشی (سیاست):
کلمه خط مشی معمولاً برای تعیین بهترین انتخاب در زندگی شخصی یا سازمانی
به کار می رود، بنابراین بر اساس موضوع مورد نظر خط مشی ها را نام گذاری می کنیم:
خط مشی دولتی و تجرای و شخصی.
خط مشی راهنما و حدودی است که تصمیم های آتی باید در محدوده آن اتخاذ و
معین شود. سیاست یا خط مشی یک برنامه عمومی عملی است به بیان دیگر نحوه اجرای هدف
را بیان می کند و حوزه رفتار مسئولاان اجرایی سازمان را تعیین می کند و در عین حال
وسیله ای مؤثر برای کنترل عملیات است.
ویژگی های خط مشی:
صراحت و وضوح ؛ قابلیت اجرایی ؛ قابلیت انعطاف ؛ جامعیت ؛ هماهنگی ؛
مستدل بودن ؛ از قوانین قابل تفکیک باشد ؛ مدون و مکتوب باشد.
انواع سیاست ها و خط مشی ها:
سیاست ها به سه دسته تقسیم می شود: سیاست های اساسی ؛ سیاست های کلی ؛
سیاست های واحدی.
سیاست های اساسی مبنای سیاست های کلی اند و سیاست های کلی به نوبه خود
مبنای سیاست های واحدی می باشند .
5) رویه ها و مقررات:
رویه ها محدودتر از سیاست های بوده، و جریان عملیات را در مدیریت مشخص می
سازند. رویه ها یک برنامه زمانبندی شده برای انجام فعالیت های آتی هستند. رویه
راهنمای واقعی عمل است تا تفکر. هر سطحی از سازمان رویه ای خاص دارد، هیئت مدیره
یک سازمان ممکن است رویه ای کاملاً متفاوت با سرپرستان همان سازمان داشته باشد.
روش ها نحوه اجرای جدول زمانبندی شده رویه ها را تعیین می کند.
قوانین و مقررات از این نظر که عمل بدون ذکر تناوب زمانی را هدایت می کند
به رویه و خط مشی مربوط است.
6) برنامه های اجرایی: عمده ؛ جزئی ؛ پشتیبانی
برنامه هایی است که جزئیات چگونگی اجرای برنامه های استراتژیک را ارائه
می کند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتست از تصمیم های کوتاه مدت که برای
بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات اتخاذ می گردد. برنامه های
عملیاتی خود به دو دسته تقسیم می شود:
برنامه های یکباری: این گونه برنامه ها برای کسب اهداف خاصی طرح ریزی مش
ود و پس از به اجرا در آمدن از میان می رود.
برنامه های همیشگی: این برنامه ها روش های استانداردی برای اداره وضعیت
جاری و وضعیت های قابل پیش بینی است.
7) بودجه:
بودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است و معمولاً آن را برنامه عددی گویند.
زیرا ماهیتی کمّی دارد. بودجه انواع متعددی دارد مانند بودجه مالی و بودجه سرمایه
ای و ... . بنابراین بودجه نوعی برنامه است که در قالب آمار و ارقام بیانگر تعهدات
شرکت یا سازمان می باشد.
مدت برنامه:
یکی از سئوالات مهمی که در برنامه ریزی مطرح می شود این است که آیا
برنامه باید کوتاه مدت باشد یا بلندمدت؟ در بعضی از موارد ممکن است برنامه ریزی
هفتگی لازم باشد گاهی ممکن است برنامه ریزی چند ساله مناسب باشد حتی ممکن است در
داخل یک شرکت برای موضوعات مختلف مدت برنامه متفاوت باشد.
اصل تعهدات نسبت به تصمیم ها:
انتخاب مدت برنامه باید اساسی منطقی داشته باشد. به طور کلی چون برنامه
ریزی و پیش بینی که لازمه برنامه ریزی است پر هزینه می باشد. بنابراین شرکت یا
سازمان نباید برای زمان طولانی که از نظر اقتصادی مقبول نیست برنامه ریزی کند. رمز
انتخاب مدت صحیح برنامه، در اصل تعهدات است، این اصل بیان می دارد که: برنامه ریزی
منطقی باید دارای مدت زمانی باشد که بتواند تکافوی انجام تعهدات ناشی از تصمیم های
امروزی ما را بکند.
ناگفته نماند که عوامل دیگری غیر از هزینه در تعیین طول مدت برنامه دخالت
دارد مانند سیاست فردی مدیر و فوریت مسئله. بنابراین عامل هزینه کافی نیست و طول
مدت برنامه از برآیند این عوامل به دست می آید.
مفهوم ضمنی اصل تعهدات:
اصل تعهدات این مفهوم را می رساند که برنامه ریزی بلندمدت واقعاً برنامه
ریزی برای تصمیم های آتی نیست بلکه برنامه ریزی برای تأثیر تصمیم های امروز ماست،
به عبارت دیگر هر تصمیم یک نوع تعهد است که معمولاً از سرمایه یا شهرت جهت انجام
عمل تشکیل می شود به بیان دیگر این تعهد غیر از انجام یک سری فعالیت می تواند برای
تصمیم گیرنده بار مالی نیز در بر داشته باشد یا شهرت او را به مخاطره اندازد و می
توان گفت:
هسته مرکزی هر برنامه ریزی را تصمیم ها (تعهدات) تشکیل می دهند.
کاربرد اصل تعهدات:
هیچ دوره واحدی برای اتمام برنامه های یک سازمان وجود ندارد، بلکه به
زمینه ای که برنامه ریزی می خواهد در آن صورت بگیرد وابسته است.
دوره های برنامه ریزی برای واحدهای مختلف تجاری، صنعتی، و اداری متفاوت
است.
هماهنگی برنامه های بلندمدت و کوتاه مدت:
اغلب برنامه های کوتاه مدت بدون در نظر گرفتن برنامه بلندمدت، طرح ریزی
می شود و این یک خطای جدی است، بنابراین:
هر برنامه کوتاه مدتی باید در راستای برنامه بلندمدت شکل بگیرد و به
موقعیت آن کمک کند.
گاهی تصمیم های کوتاه مدت نه تنها به برنامه های بلندمدت کمکی نمی کند بلکه
مانع اجرای برنامه های بلندمدت گشته یا موجب تغییراتی در آنها می شود.
اهمیت انعطاف پذیری در برنامه:
هر چه برنامه از انعطاف بیشتری برخوردار باشد، خطر تحمل ضرر ناشی از
حوادث غیرمترقبه کمتر خوهد بود، ولی هزینه انعطاف داشتن برنامه باید با به خطر
افتادن تعهدات آتی ناشی از انعطاف موازنه گردد. از نظر بسیاری از مدیران قابل
انعطاف بودن یعنی توانایی تغییر یک برنامه بدون هزینه اضافی به منظور برخورد با
شرایط جدید، مهمترین اصل برنامه ریزی است زیرا این امکان فقط در محدوده خاصی امکان
پذیر است.
تعریف پروژه:
اعمال اجرایی در برنامه یک هدف کوتاه مدت تک موردی را پروژه می نامند.
پروژه ها از نظر فرآیند با هم متفاوتند زیرا از یکدیگر مجزا هستند و بر خلاف
فرآیندهای پیوسته نظیر بازاریابی، تولید یا حسابداری، زمان آغاز و پایان مشخصی
دارند. وظیفه اصلی یک مدیر پروژه برنامه ریزی صحیح و کنترل سیستم های موجود در
روند مدیریت پروژه است.
فنون برنامه ریزی:
برنامه ریزی تصمیم گیری نسبت به آینده است. برای اینکه برنامه ریزی
بتوانند تمام متغیرهای مربوط به تصمیم گیری را پیگیری کنند، روش های متعددی ابداع
شده است که برخی از آنها عوامل مؤثر را به طور گویا برای برنامه ریزی مجسم می کند
و پاره ای دیگر حتی می توانند به جای وی تصمیم بگیرند به بیان دیگر تصمیم مدیر به
صورت برنامه ریزی شده در می آید. فنون برنامه ریزی به ترتیب پیدایش آنها عبارتند
از:
الف) نمودار پایان نمای گانت:
ساده ترین و قدیمی ترین روش برنامه ریزی استفاده از نمودار گانت است. در
این نمودار آثار تغییر متغیرهای مختلف بررسی می شود. نمودار گانت از دو محور تشکیل
می شود: بر روی محور افقی، زمان بر حسب ساعت، روز، ماه یا سال نشان داده می شود و
محور عمودی نمایانگر مراکز کار، ماشین ها یا مراحل انجام کار است. هر مستطیل نشانه
فعالیت یک ماشین یا کارگاه می باشد. طول هر مستطیل متناسب با زمان انجام کار با آن
ماشین است.
ب) برنامه ریزی شبکه:
یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی فن برنامه ریزی شبکه است مزایای این
روش عبارتست از: طرح ریزی کامل قبل از شروع برنامه و مشخص کردن اینکه برنامه ریزی
چگونه باید انجام شود ؛ تسریع در جریان انتقال اطلاعات به هنگام ایجاد تغییرات و
به کارگیری آنها هنگام صدور دستورها به عنوان یک منبع اطلاعاتی ؛ آگاهی بیشتر
مدیریت از مسائل موجود، مرتبط کردن آنها با مسائل جاری و مشاهده انحرافات برنامه و
اتخاذ تصمیم های اصلاحی جهت جلوگیری از بروز مشکلات در آینده ؛ تعیین زمان مطلوب
برای شروع و پایان و فعالیت در کل عملیات ؛ آگاهی دقیق هر مدیر از مسئولیت های
خویش درباره اهداف و نتایج مورد انتظار و در نتیجه ایجاد افزایش کارایی ؛ تعیین
نقاط احتمالی بروز مشکلات طرح و تفکیک دقیق مسئولیت هر یک از مدیران از قبل ؛ جلب
توجه مدیران نسبت به فعالیت های حیاتی ؛ فراهم کردن امکانات لازم جهت تجدید نظر در
طرح ها هنگام مواجهه با شرایط مختلف ؛ ارائه پیشنهادهای لازم برای انتخاب بهترین
روش جهت انجام یک فعالیت ؛ فراهم کردن امکانات لازم برای ارائه گزارش پیشرفت کار ؛
بهبود کنترل مدیریت.
تعاریف شبکه:
یک سیستم شبکه ای شامل مجموعه ای از فعالیت ها و رویدادهایی است که برای
انجام یک پروژه لازم است و چون این فعالیت ها به شکل نمودار در می آید لذا پس از
اتصال به یکدیگر به صورت یک شبکه جلوه می کند. در یک شبکه معمولاً دو نوع علامت
دیده می شود:
گره: دایره یا مربعی است که نشان دهنده یک رویداد یا حادثه است، این
رویداد در یک لحظه از زمان پس از اتمام یک یا چند فعالیت واقع می شود و به زمان یا
منابع مصرفی نیاز ندارد، بنابراین گره نشان دهنده محل شروع یا پایان یک فعالیت
است.
بردار: همه وظایفی که باید برای ایجاد یک رویداد انجام گیرد فعالیت
نامیده می شود. فعالیت یک قسمت مشخص از پروژه است که یک نقطه شروع و یک نقطه پایان
دارد. اگر فعالیت وقت گیر باشد و به صرف انرژی نیاز داشته باشد با بردار پیوسته
نشان داده می شود. اگر فعالیت به صرف انرژی سازمانی نیاز نداشته باشد و به صورت
مجازی به کار رود با بردار گسسته نشان داده می شود.
قواعد ترسیم شبکه:
1) تمام فعالیت هایی که به یک دایره ختم می شود به جز فعالیت آخر، باید
یک یا چند فعالیت دنبال کننده مشابه داشته باشد ؛ 2) تمام فعالیت هایی که از یک
دایره سرچشمه می گیرد به جز فعالیت اول باید یک یا چند فعالیت قبلی مشابه داشته
باشد ؛ 3) فعالیت های ورودی و خروجی در یک دایره باید کاملاً مشخص شود ؛ 4) هر
فعالیت باید به وسیله دو رویداد (دو دایره) می شود ؛ 5) فعالیت ها تا زمانی که
تمام فعالیت های قبلی تکمیل نشده و رویدادهای لازم اتفاق نیفتاده باشد نمی تواند
شروع شود ؛ 6) تمام حوادث یا رویدادها به جز رویدادهای اول و آخر باید حداقل یک
فعالیت ماقبل و یک فعالیت مابعد داشته باشد ؛ 7) هیچ یک از رویدادها پس از وقوع به
حالت قبل بر نمی گردد و بنابراین شکل شبکه یک طرفه است ؛ 8) تعداد بردارهایی که به
یک دایره ختم می شود نشان دهنده تعداد فعالیت هایی است که با تکمیل آنها یک رویداد
اتفاق می افتد ؛ 9) از کشید خطوطی که یکدیگر را قطع می کند باید خودداری شود ؛ 10)
سعی شود تمام خطوط مستقیم باشد ؛ 11) خطوط تقریباً به یک اندازه باشد ؛ 12) رابطه
میان زمان انجام فعالیت و طول خط بردار وجود نداشته باشد ؛ 13) از کشیدن بردار
فعالیت های مجازی تا حد امکان خودداری شود.
روش ارزیابی و تجدید نظر در برنامه (پرت):
روش پرت بر اساس استفاده از فرم شبکه قرار دارد، این روش برای به حداقل
رساندن تأخیر، وقفه و تضاد در امر تولید هماهنگ کردن قسمت های مختلف یک کار و
تسریع در تکمیل طرح ها به کار می رود. با استفاده از روش پرت فعالیت ها منظم و
قابل کنترل می شود، این فن می تواند اطلاعات لازم در مورد پروژه های در حال اجرا را
در اختیار مدیران بگذارد. در شبکه پرت زمان اهمیت زیاد دارد. از حدود سال 1969
میلادی به بعد مسئله هزینه نیز در روش پرت مورد توجه قرار گرفته است.
هدف های روش پرت عبارتند از: 1)
محاسبه احتمالی خاتمه کار در زمان معین ؛ 2) تعیین فعالیت هایی که برای انجام پروژه
ضروری است و حتماً باید به موقع انجام شود ؛ 3) ارزیابی تغییرات احتمالی در برنامه
مانند انتقال منابع از یک گروه از فعالیت ها به گروه های مهمتر، ارزیابی و حذف
بعضی از فعالیت ها، امکان تعیین انحرافات میان زمان واقعی و زمان پیش بینی شده.
پرت (PERT) و سی.پی.ام (CPM):
سی.پی.ام در سال 1957 توسط مرگان والکر از شرکت دوپان و جیمز کلی از شرکت
رندرمینگتون ایجاد و پرت با تلاش آلن بز و هامیلتون در ارتباط با سیستم تسلیحاتی
پولاریس ابداع شد.
پرت و سی.پی.ام دو فن بسیار نزدیک به هم است که اغلب در مدل های برنامه ریزی
مدیریت به کار می رود و هر چند که هر یک از این دو فن دارای ویژگی های خاص خود است
از نظر مفهومی تنها تفاوت آنها در این است که سی.پی.ام تلاش می کند به طور مشخص
زمان مورد انتظار پایان کل یک پروژه یا پروژه های فرعی و کارهایی که یک پروژه را
تشکیل می دهد تعیین کند در حالیکه پرت پا را فراتر گذاشته و می کوشد تا تغییرات
زمانی همراه با زمان مورد انتظار را تخمین بزند. بنابراین فن پرت با مسئله عدم
اطمینان زمانی مستقیم تر برخورد می کند تا فن سی.پی.ام.
انواع برنامه ریزی تجاری:
در برنامه ریزی تجاری ابعاد گوناگونی را باید مورد توجه قرار داد که
عبارتند از:
1) موضوعات: تولید، تحقیق، ایجاد محصول جدید، مالی، بازاریابی، در اختیار
گرفتن سازمان یادگیری، تسهیلات، نیروی انسانی.
2) عوامل برنامه: قرارداد- امتیاز، عقیده- مرام نامه، مقصد، هدف،
استراتژی، برنامه ها، بودجه، رویه، قانون
3) ابعاد زمانی: کوتاه مدت، میان مدت، بلندمدت، دائمی.
4) واحد سازمانی: کل سازمان، شرکت فرعی، گروه های وظیفه ای، معاونت ها و
دپارتمان ها، محصول – پروژه – مفهوم.
5) مختصات برنامه: ساده - پیچیده، جامع - محدود، مهم - جزئی، کمی - کیفی،
استراتژیک - تاکتیکی- عمومی، محرمانه - کتبی - شفاهی، رسمی تهیه شده یا غیررسمی.
:: موضوعات مرتبط:
جزوات و خلاصه دروس تئوری های مدیریت
:: برچسبها:
ضرورت برنامه ریزی,
هدفهای برنامه ریزی,
اولویت برنامه ریزی,
انواع برنامه ریزی