فصل نوزدهم

تئوری سازمان مدیریت رابینز

سازمان ها در آینده

مقدمه

در فصول قبل به بحث پیرامون این که سازمان ها در گذشته چه وضعیتی داشته و اکنون چه وضعیتی دارند پرداخته شد. اما در برهه ای از زمان مدیریت خواهیم کرد که سازمان ها وضعیت دیگری خواهند دارد.

هیچ عامل دیگری به شدت انقلابی که اکنون شاهد رخ دادن آن در فناوری اطلاعات هستیم، بر طراحی سازمان ها در آینده، تأثیر نخواهد داشت.

فناوری اطلاعات » تأثیر رایانه بر تصمیم گیری مدیریتی

مرحله اول: به کارگیری رایانه، سیستم های رایانه ای متمرکز بودند و بخش های داده ها اطلاعات را برای تدوین جدول برنامه زمانی، عملیات تولیدی و موجودی ها گردآوری کرده و نهایتاً بر اساس این اطلاعات گزارش های هفتگی و ماهانه را تدوین می کردند.

مرحله دوم: (آغاز 1970) مدیران رایانه هایی را در اختیار گرفتند که به مدد آن می توانستند مستقیماً به پایگاه مرکزی داده ها دسترسی پیدا کنند. مدیر امروزی، دارای رایانه شخصی است که نه تنها امکان دسترسی به پایگاه های مرکزی داده ها را برای وی فراهم می کند، بلکه به وی اجازه می دهد که خود اطلاعاتی را ایجاد کرده و در پایگاه های اطلاعاتی ذخیره کند. یعنی مدیران در دنیای کنونی، در گردآوری و ذخیره اطلاعات روی به عدم تمرکز آورده اند. در ده سال آینده یافتن مدیری که به طور منظم از رایانه برای نظارت بر فعالیت های سازمانی خود و همچنین گردآوری اطلاعات اولیه برای تصمیم گیری، استفاده نکند غیرعادی به نظر خواهد آمد.

نظریه سازمان، هدفش تسهیل در ارتباطات، هماهنگی و کنترل است. در گذشته برای تحقق این سه هدف مجبور به افزایش تفکیک افقی و عمودی، ایجاد واحدهای سازمانی جدید و پراکنده کردن فعالیت های سازمانی از لحاظ جغرافیایی بودیم. در آینده مدیران با استفاده از سیستم اطلاعاتی قادر خواهند شد که به طور اثربخش فعالیت ها را هماهنگ و کنترل کنند و نیاز به دوایر ستادی و تعداد زیادی از مدیران میانی را کاهش دهند. مضافاً اینکه محدودیت های فیزیکی و مکانی نقشی در تعیین ترتیبات ساختاری نخواهد داشت.

تمرکز و عدم تمرکز

نظریه سازمان به طور سنتی با تمرکز و عدم تمرکز به عنوان یک رابطه مجموع صفر برخورد کرده است یعنی با افزایش یکی از این دو، به تناسب دیگری کاهش می یابد.

تمرکز با حصول کنترل، زمان را قربانی می کند. عدم تمرکز با عملی عکس این امر، درگیر است. یک واقعیت بدیهی در میان نظریه پردازان سازمان وجود دارد و آن این که اگر چه ممکن است مدیریت خواهان کنترل از طریق تصمیم گیری به صورت متمرکز باشد، ولی تمرکز خیلی زیاد (خصوصاً در محیط های پویا) فرایند تصمیم گیری را کُند کرده و تصمیم گیرندگان را از عمل باز می دارد. از این رو چالشی که برای طراحان سازمان وجود دارد، یافتن تعادلی بین این دو، بر اساس ملاحظات اقتصادی است.

دوگانگی بین تمرکز و عدم تمرکز در آینده، به مراتب کمتر از زمان حال خواهد شد، دلیل این امر ساده است، زیرا فناوری اطلاعات به سازمان ها اجازه خواهد داد که خود اطلاعات را ایجاد و ذخیره کنند. این سازمان ها چنان قادر می شوند فعالیت های غیرمتمرکز را هماهنگ کنند که گویی آن فعالیت ها متمرکز بوده اند.

فناوری اطلاعات به سازمان ها اجازه خواهد داد که به طور همزمان تمرکز و عدم تمرکز را محقق سازند.

سازمان های تخت تر (مسطح تر)

واحدهای ستادی از ابتدا برای رفع مسائل و مشکلات ناشی از افزایش اندازه سازمانی، پیچیدگی مشکلات و نیاز به دانش تخصصی، ایجاد شدند. اما در خیلی از سازمان ها، رایانه ها قادرند گردآوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات را سریع تر، با هزینه کمتر، صحت و دقت بیشتر انجام داده و میزان اطلاعاتی بیش از آنچه که پرسنل ستادی می توانند، گردآوری کنند. بدیهی است که همه واحدهای ستادی برچیده نخواهند شد. اما واحدهایی که باقی می مانند برای توجیه فلسفه وجودی خود، پیوسته در فشار خواهند بود. مضافاً، واحدهایی که به حیات خود ادامه می دهند، نسبت به اسلاف خود از قدرت کمتری برخوردار خواهند بود. آنها به واحدهای صفی خدمت می کنند، به جای اینکه بر آنها حاکمیت داشته باشد.

سیستم های اطلاعاتی، شکل آینده سازمان را تغییر خواهند داد. انقلاب اطلاعات نیاز به مدیران میانی و واحدهای ستادی برای گردآوری، تجزیه و تحلیل و تعبیر و تفسیر داده برای مدیران ارشد اجرایی را کاهش خواهد داد.

اطلاعات، فی النفسه قدرت محسوب نمی شود. اطلاعات برای تبدیل شدن به نوعی قدرت، باید کمیاب باشد. فناوری اطلاعات به ساختار قدرت از طریق در دسترس قرار دادن اطلاعات مهم برای مدیریت عالی، تغییر شکل جدیدی خواهد داد.

کار در منزل

فناوری رایانه باعث خواهد شد که ده ها میلیون نفر از کارگران و کارمندان، مشاغل خود را در منزل انجام دهند. این امر، مرزهای سازمان ها را نامشخص خواهد ساخت.

قبل از انقلاب صنعتی، کارها نوعاً در منزل انجام می شد، انقلاب صنعتی، اقتصاد کارخانه ای را ایجاد کرد، در نتیجه مردم منازل خود را به منظور تولید کالا زیر یک سقف مشترک، ترک کردند. اوایل این قرن، تغییر دیگری را به خود دید. ایجاد سازمان هایی که افرادی در آن مشغول به انجام امور دفتری اند. قدم بعدی که ممکن است به وسیله فناوری رایانه صورت گیرد، بازگشت به کار کردن درون منزل است. کارکنان قادر خواهند شد به طور فزاینده ای به مدد رایانه ها امور دفتری را در منزل انجام داده و با همکاران و مدیریت از طریق رایانه ارتباط داشته باشند. بنابراین دیگر هیچ ضرورتی نخواهد داشت که میلیون ها نفر از مردم جهت پرداختن به این امر به سازمان ها مراجعه کنند و یا اینکه خود سازمان ها، فضای زیادی را به میزها و ایستگاه های کاری اختصاص دهند.

کارمندانی که امور دفتری را در سازمان به عهده دارند، این امور را در منزلشان انجام می دهند و کارشان شبیه به پرسنل فروش سیار خواهد شد. آنها فعالیت های روزانه خود را خارج از پارامترهای فیزیکی سازمان انجام می دهند. اما رایانه هایی وجود دارند که به مدد آنها مدیریت می تواند بر فعالیت هایی که کارکنان در منزل انجام می دهند نظارت کند. بدین صورت که رایانه ها ساعت حاضر شدن کارکنان پشت رایانه در محل کار خود، میزانی که در هر ساعت کار کرده اند، مقایسه ستاده های کارکنان با معیار از پیش تعیین شده و ساعتی که کارکنان کار خود را تعطیل می کند را به مدیریت سازمان اعلام می کنند.

مدیریت نوآوری در سازمان های بزرگ

توام با نیاز به انطباق شرکت ها با محیط نامطمئن و به شدت در حال تغییر، چالشی مهم برای مدیران این شرکت ها و نظریه پردازان سازمان ایجاد خواهد کرد. آیا می توان سازمان های بزرگ ( با دویست هزار کارمند یا بیشتر کارمند) را چنان طراحی کرد که همان خواص انطباق پذیری و نوآوری را که وقتی کوچک بودند دارا باشند؟

ساختارها ارگانیک به تناسب گسترش در اندازه خود، تمایل به ویژگی های ماشینی پیدا می کنند. همچنین به این مسئله واقفیم که خیلی از بوروکراسی ها سعی کرده اند برای افزایش میزان انعطاف پذیری خود نسبت به ضمیمه کردن واحدهای ارگانیک و کارآفرین درون سازمانی، به چارچوب ماشینی خود، به این مهم دست یابند. اما یک شرکت بزرگ دارای فناوری قادر نخواهد شد جو نوآوری ارش را از طریق حرکت به یک بوروکراسی با خواص ارگانیک، حفظ کند. این شرکت ها ساختاری می طلبند که از شالوده، ارگانیک باشد.

نظریه سازمان در عرصه بین الملل

تقریباً همه پژوهش های انجام شده راجع به نظریه سازمان در آمریکای شمالی یا انگلیس صورت گرفته است.

با توجه به اینکه محیط اقتصادی، سیاسی، اجتماعی در خیلی از کشورها نسبت به کشورهای ایالات متحده آمریکا، کانادا و انگلیس کاملاً متفاوت است، نیازی به نظریه بین المللی سازمان احساس می شود.

هر چند شباهت هایی در ویژگی های کارکنان در دسته ای کشورها وجود دارد. اما فرهنگ های ملل مختلف در مواردی از قبیل چگونگی توزیع قدرت در سازمان ها، تحمل عدم اطمینان، و اهمیتی که به فردگرایی و اصالت ماده قائل اند، با هم فرق دارند.

در کشورهایی که جامعه می پذیرد قدرت در نهادهایش به طور نامساوی توزیع شود، مردم معمولاً تمرکز را ترجیح می دهند، به طور مشابه، در کشورهایی که جامعه نسبت به موقعیت های نامطمئن و مبهم احساس تهدید می کند، به رسمیت سطح بالا باید متوسل شد. این ترجیحات ممکن است تا حد زیادی توضیح دهد که چرا مدیران فرانسوی و ایتالیایی بوروکراسی های خشنی را ایجاد می کنند که از تمرکز و رسمیت بالایی برخوردارند؟ یا اینکه چرا مدیران در هند رسمیت کم و تمرکز را ترجیح می دهند؟ و یا اینکه چرا آلمانی ها رسمیت یا عدم تمرکز را دوست می دارند؟

اما در کشورها کمونیستی کنترل های دولتی، محیط های خیلی با ثباتی را ایجاد کرده اند.

ترکیب نظریه سازمان با دیگر رشته های بازرگانی

ارتباط بسیار نزدیکی بین نظریه سازمان و رشته های دیگر از قبیل: رفتار سازمانی، مدیریت پرسنلی و نیروی انسانی، برنامه ریزی استراتژیک، مدیریت تولید و عملیات و حسابداری

رفتار سازمانی: به منظور توجیه و پیش بینی این که چرا افراد در هنگام کار کردن رفتارهای مختلفی از خود بروز می دهند، ایجاد شده است. تأکید رفتار سازمانی بر افراد و گروه های کوچک است.

مدیریت پرسنلی و منابع انسانی: چگونه به نحوی صحیح، منابع انسانی سازمانی را بدست آورده، توسعه داده و در آنها ایجاد انگیزش کند، راهنمایی می کند.

شامل موضوعاتی مانند» کارمندیابی، انتخاب، آموزشی و توسعه، برنامه ریزی مسیر خدمتی (کارراهه)، ارزیابی عملکرد، جبران خدمت و پاداش های دیگر و روابط مدیریت – اتحادیه

برنامه ریزی استراتژیک: استراتژی و ساختار سازمان، محیط سازمان حلقه ارتباطی بین برنامه ریزی استراتژیک و نظریه سازمان.

برنامه ریزی استراتژیک و طراحی سازمانی با هم در برابر کنش های محیط به عنوان یک واحد، واکنش نشان می دهند.

مدیریت تولید و عملیات: تغییر و تبدیل کارآمد داده ها به  ستاده های سازمان تأکید دارد. این رشته بر فرآیند تبدیل متمرکز است که منابع فیزیکی و انسانی را به کالا و خدمات تبدیل می کند.

حسابداری: اطلاعات مورد استفاده تصمیم گیرندگان را گردآوری می کند. سیستم حسابداری و ساختار یک سازمان ارتباط بسیار تنگاتنگی با هم دارند. بدون درک کاملی از اولی، درک جامعی از دومی حاصل نخواهد شد.

سازمان های در سال های آینده چه تفاوتی نسبت به امروز خواهند داشت.

انقلاب اطلاعاتی، خطوط بین تمرکز و عدم تمرکز را تیره خواهد کرد، تفکیک عمودی را کاهش داده و به کارکنان اجازه خواهد داد که در منزل خود به کار اشتغال داشته باشند.

نیاز به ترکیب نوآوری و اندازه بزرگ سازمان ها احتمالاً منجر به ایجاد ساختار سازمانی نوینی خواهد شد که به طور همزمان نوآوری را تسریع کرده و هماهنگی کارآمد ده ها هزار نفر از کارکنان را نیز امکان پذیر خواهد کرد.

برای کاربردی کردن مفاهیم نظریه سازمان نیاز به بین المللی کردن مفاهیم نظریه سازمان احساس می شود.

تفاوت های فرهنگی ملل مختلف طراحی ساختارهای سازمانی بهینه را تحت تأثیر قرار خواهند داد.

اگرچه تلاش برای ادغام رشته های بازرگانی نمی تواند سازمان ها را تغییر دهد ولی شیوه مطالعه در مورد سازمان ها را تغییر خواهد داد.