اصول و فنون مذاکره
چکیده
دنيايي كه در آن زندگي مي كنيم شاهد تحولات شگرفي است . سرعت اين تحولات روز به روز بيشتر مي شود به طوري كه به هيچ وجه با گذشته هاي دور قابل قياس نيست . اگر بخواهيم آمادگي همراهي و توان لازم براي همگامي با اين تحولات داشته باشيم به ناچار بايد اطلاعات ، دانش ، ابزارها و توانمندي هاي مناسب و ضروري را در خود ايجاد و شكوفا كنيم . در اين ميان هم مدير علاوه بر توانايي هاي فني نياز به داشتن مهارت هايي در برقراري ارتباط مؤثر با ديگران را بايد لازمه ي كار خود قرار دهد چون كار مدير دستيابي و رسيدن به اهداف سازماني است حال براي رسيدن به اين اهداف سازماني از مهارتهاي ارتباطي كه بنحوي برطرف مورد نظر خود بتواند نفوذ پيدا كند بايد استفاده كند . هر روز كه مي گذرد همه ما چه به عنوان يك فرد ، مدير ، سازمان و شركت در محدودة گسترده تر و پيچيده تري از ارتباط با ديگران قرار مي گيريم .
مهارت ايجاد ارتباط مؤثر و كارآمد يكي از مهمترين مهارت هاي لازم براي هر مدير به شمار مي رود زيرا موفقيت يك مدير بيش از آنكه به تواناييهاي تكنيكي اش مربوط باشد به توانايي او در برقراري ارتباط مؤثر با ديگران بستگي دارد.
يكي از مهمترين مهارت هاي ارتباطي ، مهارت در مذاكره است، مذاكره يعني راه نفوذ در ديگران به منظور مبادله ي افكار يا اشياء مادي است، مذاكره مهم ترين و رايج ترين وسيله برقراري ارتباط بين انسان هاست . و چون تمام نيازها ، ادامه زندگي ، امنيت ، آسايش زندگي ، رفاه اقتصادي ، افزايش آگاهي ، بالابردن سطح زندگي و پيشرفته ترين سطح اين است كه ، با ديگران براي تأمين نيازهاي خود به توافق برسند.
کلیدواژه: مذاکره، فنون مذاکره، استراتژی ها و تاکتیک های مذاکره.
1. مقدمه
مردم بی آنکه متوجه باشند در حال مذاکره هستند. مردی که با زنش درباره صرف شام در رستوران و با فرزندانش درباره خوابیدن و خاموش کردن چراغ ها صحبت می کند، در یک کلام مذاکره می کند. مذاکره وسیله ابتدایی رسیدن به خواست هایی است که از دیگران انتظار دارید، ارتباط متقابلی است که برای توافق میان مردم طراحی شده است(جلالی بهجت، 1378).
اشخاصی که خود را در قضیه دو سویه ای گرفتار می بینند دو راه بیشتر نمی شناسند:
قبول نظر طرف مقابل و تسلیم شدن و در غیر این صورت سرسختی و ایستادن بر مواضع خود. مذاکره ننده نرمش پسند که خواهان برخورد نیست برای رسیدن به توافق به راحتی امتیاز می دهد. اما مذاکره کننده ای که بر مواضع پا می فشارد هر راه حل را در مضمون تحمیل اراده می بیند. به تصور او سماجت شرط پیروزی است. با آنکه فکر و ذکرش پیروزی است کار او هم به مرارت می کشد. سایر روش های متداول در حد فاصل این دو نهایت - سختگیری و نرمش - قرار می گیرند. هم تحقق خواسته های شخصی مطرح است و هم ادامه دوستی و هم مسالمت با دیگران .
راه سومی هم هست، راهی نه مبتنی بر انعطاف ناپذیری و نه مبتنی بر نرمش بی جا. به جای همه اینها، راهی هم مبتنی بر سخت گیری و هم مبتنی بر نرمش. در روش مذاکره اصولی، به جای توجه به خواسته طرفین، حقانیت امر مد نظر قرار میگیرد. بر این اساس حتی المقدور خواسته طرفین رعایت می شود هر جا خواسته ها در تضاد باشد به حکم انصاف و عدالت توجه می شود (جلالی بهجت، 1378).
مذاکره، فراگرد تصمیم گیری توافقی بین افراد به هم وابسته، با ترجیحات متفاوت است. به عبارت دیگر می توان گفت مذاکره فراگردی است که دو یا چند نفر یا گروه دارای هدف های مشترک و متضاد طرح های پیشنهادی خود را بیان می کنند و شرایط خاص را مورد بحث قرار می دهند تا احتمالاً به توافق برسند. به عبارت دیگر، مذاکره در صورتی تصمیم گیری مشترک است که طرفین ترجیحات متفاوتی داشته باشند. یکی از صاحبنظران مذاکره را داد و سند یا بده بستان آشکار و داوطلبی میان دو طرفی می داند که هر یک چیزی را از دیگری می خواند بنابراین، هر یک از دو طرف می تواند پیشنهاد طرف مقابل را نپذیرد. از سوی دیگر، لازم است مذاکره با فراگردی کاووشی دانست. زیرا هیچ یک از دو طرف نمی داند که آیا به توافق می رسند یا خیر (بورقانی، فراهانی، 1384).
2. اهمیت و ضرورت تحقیق
مذاکره یک روش برای رفع تفاوت ها بین افراد است البته، شاید راه های دیگری برای حل مشکلات یا به دست آوردن چیزی که می خواهید، وجود داشته باشد. لذا روش مذاکره باید بر اساس یک انتخاب هوشمندانه باشد. لیکن معمولاً کارامدتر و ارزان تر از راه حل های دیگر است.
دو سئوال کلیدی وجود دارد که شما قبل از تصمیم به مذاککره احتیاج دارد از خود بپرسید.
1- آیا می توانم با استفاده از مذاکره، نتایج بهتری نسبت به دیگر روش ها به دست آورم؟
2- آیا موضوعی که می خواهم در موردش مذاکره کنم ارزشش را دارد؟ آیا نتیجه اش آنقدر مهم است که برای آن زمان و کوششم را سرمایه گذاری کنم، یا بهتر است از روش دیگر استفاده کنم.
اگر جواب به هر دو سئوال منفی باشد، ممکن است شما ترجیح دهید از روش دیگری برای دستیابی به چیزی که می خواهید استفاده کنید (بورقانی فراهانی، 1384).
مذاكره امروزه يكي از با اهميت ترين و مهمترين كار هر مدير به حساب مي آيد . هر مدير خواه ناخواه مرتبط با افراد زير دست و مافوق و كليه افرادي كه به نحوي با سازمان مرتبط در تماس اند برخورد دارد اين ارتباط خود نشان دهنده مذاكره است يعني اين ارتباطات به همين جا ختم نمي شود . بلكه وقتي اين ارتباطات از مرزهاي سياسي كشورها مي گذرد رابطه پيچيده تري تحت عنوان روابط خارجي پيش مي آيد كه اين نوع ويژه اي از مذاكرات و توانمندي هاي فوق العاده اي را طلب مي كند اين فرآيند امروزه با سرعت و تنوع و پيچيدگي خاص خودش به پيش مي رود كه اين يك حقيقت غير قابل انكار و قطعي به شمار مي آيد عدم تسلط به اصول فوق باعث خواهد شد كه ، علاوه بر منافع فرد سازماني ، منافع كلان و ملي نيز در معرض تضييع و خطر قرار مي گيرد . بنا بر اين براي حفظ منافع خرد و كلان و تقويت فرهنگ مذاكراتي بايد به نحو شايسته اي اقدام مثبت و سريعي در اين زمينه ايجاد ، توسعه و تقويت اين عامل انجام گيرد با اين وجود در ايران بسياري از مديران روش درست انجام كار مذاكره را نمي دانند هر چند اين افراد جهت انجام امور تجاري خود دائماٌ در حال مذاكره اند ، ليكن حرف انجام عملي دليل بر آن نمي شود كه آن عمل درست انجام شود ، مذاكره هم احتياج به دانش و مهارت خاص خود دارد كه مديران ما بايستي با اين مهارت ها آشنايي پيدا كنند و آن را به خوبي فراگيرند و از جنبه علمي آنر ا بياموزند با برخورداري از مهارت در مذاكره بدون اتلاف وقت و انرژي و منابع به راحتي مي توانند از نقطه نظرات هم مطلع شوند و به خوبي از اين مذاكرات سود ببرند .
3. مبانی نظری
تعریف مذاکره
مذاكره تبادل ارتباط براي رسيدن به توافقي است وقتي كه شما و طرف مقابل شما داراي منافعي هستيد كه بين شما مشترك است و در همان حال منافعي داريد كه با يكديگردر تضاد است.( فيشرو يوري ،1383 ، 20 )
مذاكره فرآيند تصميم گيري توافقي بين افراد به هم وابسته و با ترجيحات متفاوت است. ( رضائيان ، 1382 ، 89)
مذاكره فرآيندي است كه دو يا چند نفر يا گروه داراي هدف هاي مشترك و متضاد ،طرح هاي پيشنهادي خود را بيان مي كنند و شرايط خاص خود را مورد بحث قرار مي دهند تا احتمالاٌ به توافق برسند . ( Hellriegel & etal , 1995 , 446 )
مذاكره : هنر رسيدن به تفاهم متقابل از طريق چانه زني و بحث و استدلال بر سر مسائل اساسي است در حقيقت « فرآيند » جريان و يا برنامه اي است كه يك خريد و فروش را به نتيجه مي رساند0 (حسيني ، 1383 ، 29 )
مذاكره:به معني گفتگو ، بحث يا چانه زني جهت دستيابي به توافقي در معاملات بازرگاني مي؛باشد ( رستمي ، 1382 ، 78 )
مذاكره : ضرورتاٌ هنر يافتن فني است كه هر دو طرف بتوانند از معامله آنچه را كه مي خواهند بدست آورند . ( H.Buskirk and D.Buskirk , 1992 , 324 )
مذاكره فرآيند حل اختلاف عقيده هايي كه در معاملات بين خريدار و فروشنده بوجود مي آيد . ( Ashcroft , 2004,230)
مذاكره : وسيله اي است كه توسط آن افراد با علائق متفاوت مي توانند در مورد اينكه چگونه بتوانند با افراد به سازش برسند ، به معني دقيق كلمه به عنوان يك روش حل تعارض در نظر گرفته مي شود . (manning and Robertson , 2003 , 61)
مذاكره : فيشر و ديگران مي گويند : كه مذاكره وسيله اي اساسي در بدست آوردن اين است كه شما از ديگران چه مي خواهيد . مذاكره ارتباطات پس و پيشي است كه براي رسيدن به توافق طراحي شده است وقتي كه شما و طرف ديگر داراي منافعي هستيد كه تقسيم شده است و ديگراني كه مخالف هستند . ( Pullins & etal , 2000 , 467 )
از نظر ديويد اسميت مذاكره عبارت است از : روش تصميم گيري كه با تركيب از منافع مشترك و متعارض اعضاي گروه هايي كه در تصميم گيري شركت كرده اند مشخص مي شود ، اشتراك منافع منجر به اين ضرورت مي شود كه هر دو طرف با هر تصميمي موافقت كنند ، منافع متعارض مربوط به خصلت موضوعات اساسي است كه نسبت به موقعيت غيرعادي است.(Wimsatt and Gassenheimer , 1995 , 20 )
مذاكره : فرآيندي است كه حداقل 2 طرف براي رسيدن به توافق موضوعاتي كه متقابلاٌ سودمند است تلاش مي كنند . ( Gulbro and Herbing , 1996 , 17 )
مذاكره فرآيند رسيدن به تفاهم متقابل ، از طريق چانه زني ، بحث و استدلال بر نكات اساسي است به عبارت ديگر مذاكره مجموعه كنش ها و واكنش هاي طرفين بر سر موضوعات مورد علاقه آنهاست و اين مجموعه كنش ها و واكنش ها به مراتب بيشتر از يك مقايسه ساده بين پيشنهادها و پذيريش ها است . ( حسيني ،1376 ، 200 )
فرهنگ مارین وبستر مذاکره را عمل یا فرایند گفت و گو با دیگری برای دستیابی به توافق بر سر مسئلهای تعریف کرده است.
در فرهنگ امریکن هریتیج مذاکره به صورت عمل یا فرایند گفت و گو با دیگران برای دستیابی به توافق یا یک موافقت نامه تعریف شده است.
گفت و گویی که هدف آن دستیابی به یک توافق است، تعریفی است که فرهنگ اکسفورد از مذاکره ارائه داده است.
همان گونه که ملاحظه می شود صرف نظر از تفاوت های جزئی، هر سه تعریف گفته شده تقریبا شبیه به هم هستند. دو عنصر گفت و گو و توافق در هر سه تعریف وجود دارد.
از دیدگاه دیگر می توان گفت، مذاکره فراگرد تصمیم گیری توافقی بین افراد به هم وابسته و با ترجیحات متفاوت است (1991:446 , Bazerman & Neal )، یا میتوان گفت مذاکره فراگردی است که دو یا چند نفر یا گروه دارای هدف های مشترک و متضاد، طرح های پیشنهادی خود را بیان می کنند و شرایط خاص خود را مورد بحث قرار می دهند تا احتمالا به توافق برسند (1995:446 ,Hellriegel). به عبارت دیگر، مذاکره در صورتی تصمیم گیری مشترک است که طرفین ترجیحات متفاوتی داشته باشند. یکی از صاحب نظران، مذاکره را داد و ستد یا بده بستان آشکار و داوطلبانه میان دو طرفی می داند که هر یک چیزی از دیگری می خواهد، بنابراین هر یک از دو طرف می تواند پیشنهاد طرف مقابل را نپذیرد.
اركان اصلي مذاكره
الف : اهداف : هيچ كاري و فعاليتي بدون هدف معنا نخواهد داشت در نظام هستي ، همه چيز هدفدار بوده و به سوي غايتي در پيش است . آفرينش ، هستي ، حيات و انسان ها داراي هدفي بوده و جهت رسيدن به آن در تلاش اند مذاكرات نيز به عنوان يكي از فعاليت هايي كه افراد به طور مداوم و روزانه و خواسته و ناخواسته ناگزير از انجام آن هستند ، اهداف خاصي را دنبال مي نمايند . طرف هاي ديگر در مذاكرات هر كدام داراي منافعي بوده و جهت رسيدن به منافع خود در وضعيت مذاكره قرار مي گيرند ، ليكن همين منفعت بردن از انجام مذاكره جهت برآوردن هدف يا اهداف از پيش تعيين شده براي فرد مطلوب مي باشد . لذا در پس هر مذاكره نيز مانند ساير فعاليت هاي ديگر هدفي وجود داشته و مذاكره فعاليتي هدف دار مي باشد . هدف مذاكرات بازاريابي براي هر كدام از طرفين نفعي است كه از انجام داد و ستد حاصل مي گردد . بديهي است منافع مورد نظر بايد مشخص و قابليت ارزيابي باشد .
ب : روش ها : مذاكرات نيز مانند ساير فعاليت هاي ديگر به روش هاي گوناگون صورت مي گيرد . مانند روش هاي سخت و خشن ، ملايم و منطقي كه ممكن است صورت بپذيرد .
ج : افراد : اصولاٌ مذاكره توسط افراد صورت مي گيرد . نقش شخص يا اشخاص مذاكره كننده ،از آن جهت اهميت دارد كه دانش و بينش آنها ، سن ، جنس ، عواطف و بالاخره مقام و موقعيت شغلي يا اجتماعي آنها ، آثار متفاوتي براي ميزان ثمر بخشي و موفقيت يا شكست مذاكرات برجاي مي گذارد.
د : اطلاعات : هر مذاكره اي بر پايه ي اطلاعات استوار است . در مذاكر ات بازاريابي كه بين دو قطب يا دو گروه مخالف يا داراي منافع متضاد صورت مي گيرد ، هر كدام از طرفين بايد ابتدا ، اطلاعات اساسي و حتي بسيار دقيق از طرف مقابل جمع آوري نموده باشند ، در غير اين صورت ، امكان دارد توافق هاي به عمل آمده با توجه به حقايقي كه بعد ها روشن خواهد شد ، جامعة عمل نپوشيده و اختلافاتي بروز كند ( حسيني ، 1376 ، 201 ).
فرآیند مذاکره
در روش مذاکره مراحل مختلفی وجود دارد که اختصاراض در ذیل آورده می شوند (مجتهدی،1381):
- توافق در اصول
قبل از شروع مذاکرات آنچه مستلزم اعمال دقت نر بیشتر است لزوم نیل به توافقی کامل در خصوص شخص مذاکره کنندگان، زمان، کان، دستور کار جلسه و سایر موارد مربوط به تنظیم کنفرانس همچنین سطح و درجه دیپلماتیک است. در واقع هر یک از موضعات اصولی مزبور که به ظاهر کم اهمیت می نمایند می تواند موانعی جدی در راه رسیدن به توافق باشد و نباید فراموش شود که مواضع هر یک از طرفین مذاکره راجع به مسائل اصولی نشانگر درجه زندگی یا دوری هر یک از آنها در قبال مسائل اساسی و در عین حال نشانگر میزان اعتماد و همچنین خصومت آنها می باشد. هر یک از طرفین موضوع عدم توافق در خصوص اصول تعمداً با نیت و یا تحصیل امتیازی از طرف مقابل مورد اتخاذ و استفاده قرار می دهد. بنابراین در مذاکرات، بحث مربوط به موضوعات اصولی و عدم توافق در آنها ممکن است پایه و اساس مذاکره را تشکیل دهد. در حال حاضر بمانند گذشته شکل میز کنفرانس و ردیف استقرار مذاکره کنندگان و مواد مربوط به دستور کار و نحوه تدوین و تنظیم مواد آنها که در ظاهر موضوعات جزئی و کم اهمیت هستند بعضاً دقت زیاد طرفین را بخود مشغول می دارد.
- طرح حداکثر خواسته ها
در آغاز و ابتدای مذاکره، طرفین غالباً مطالبات خود را در میان می گذارند ولی با پیشرفت آن متدرجاً با چشم پوشی از برخی باعث رونق گیری گردیده و موجب به وجود آمدن تغییراتی در کمیت می گردند. در این برهه امکان احراز و پی بردن به وجود یا عدم وجود حسن نیت در مذاکره برای طرف مقابل جهت پیش بینی آینده از حیث حصول یا عدم حصول نتیجه مطلوب مقدور می گردد و طبعاً این مرحله نیازمند شکیبایی و حوصله طرفین می باشد.
- احراز حداقل خواسته ها
در مقابل مطرح ساختن حداکثر مطالبات از ناحیه یک طرف، طرف مقابل نیز اهتمام و کوشش خود را به منظور احراز خداقل خواسته و قصد و نیت واقعی آن به کار می برد. در این مرحله امکان یا عدم امکان دادن امتیاز طرف مقابل و همچنین احتمال و امکان کناره گیری آن مورد بررسی قرار می گیرد. در واقع به این مرحله نقطه مقاومت اطلاق می گردد. کشف و احراز نقطه مقاومت طرف مقابل امری آسان نیست. زیرا مذاکره کنندگان عموماً حداقل قصد و نیت خود را قبلاً مطرح نمی کنند و چون هر دو طرف منتظر اعلام موضع طرف مقابل در خصوص حداقل خواسته های خود می مانند و چون معمولاً هیچ یک از طرفین در این مورد پیشقدم نمی شوند لذا موجب اتلاف وقت ولی در در مقابل ایجاد جو اعتماد و اطمینان متقابل می گردد که می توان آن را ناشی از وجود عنصر صبر تلقی کرد. بنابراین در این برهه صبر دارای اهمیت است.
طرفین مذاکره کوشش خود را ه منظور کشف و احراز نقطه مقاومت طرف مقابل ولو بصورت نسبی به کار می گیرند و از این طریق با ارزیابی کلی نسبت به براورد فاصله میان خواسته های هر یک از طرفیت تصمیم به ادامه یا قطع مذاکره اتخاذ می کنند. در صورتیکه امکان راه یابی به یک راه حل از طریق مذاکره ضعیف باشد از وجود یک وضعیت بن بست در مذاکره سخن گفته می شود. در این وضعیت هر یک از طرفین منفردا و یا متفقا خواهند توانست فرصت پیش آمده مذاکرات را مانند وسیله ای برای تبلیغ مواضع خود مورد بررسی قرار دهند و یا اینکه از دولت های متبوعه خود درخواست تجویز محورهای جدید مذاکره را بنمایند. در این مقطع موارد توقف موقتی و یا دائمی مذاکره و یا دادن امتیازان کم اهمیت برای ادامه مذاکرات مورد بررسی قرار می گیرند.
- حرمت موارد توافق شده قبلی
حصول یک توافق قدر مسلم ملازمه با مذاکرات در خصوص هر یک از اجزا و بخش های آن توافق را دارد زیرا موارد متفاوت در یک مذاکره بصورت دفعتاً واحده نمی تواند مورد بررسی قرار گیرد. مخصوصاً در مذاکره معاهدات هر یک از مواد آن منفرداً تحت بررسی قرار می گیرند. در طول مذاکرات قبل از رسیدن له توافق نهایی آنچه که قبلاً روی آن مطابقت لازم حاصل و با تفاهم منجر به توافق گردیده است محترم شمرده شده و متابعت و وفادارای نسبت به آنها رعایت می شود.
- انعطاف
وقتی میان طرفین ماده نزاعی جدی وجود دارد و یا زمان مذاکرات بیش از حد متعارف به طول انجامیده باشد برای اینکه در نهایت توافقی حاصل شود لازم می اید طرفین در مواضع خود از انعطاف برخوردار باشند زیرا اتخاذ مواضع سرسختانه و انعطاف ناپذیر مذاکرات را در یک آن می تواند متوقف سازد. برعکس، تغییر موضع نسبت به خواسته های طرف مقابل با ارائه گگزینه های مختلف به شرط عدم خروج از چهارچوب منطق و ابراز آمادگی جهت پذیرش پیشنهادات طرف مقابل جز با انعطاف و حفظ و ادامه آن مسیر نخواهد بود. بنابراین به لحاظ اجتناب از احتمال قطع مذاکرات از هر گونه اتمام حجت ها و اولتیماتیم دادن ها که با قاعده انعطاف منافات دارد می باید به طور جدی خودداری گردد.
- استقبال از امتیاز
یکی از عناصر تأثیر گذاری جهت تسهیل روند مذاکرات دادن پاسخی متناسب با طرف مقابلی است که در مقام دادن امتیاز می باشد. بنابراین بی تفاوتی و بی اعتنایی نسبت به آن با موازین و مبانی عدالت منطبق نخواهد بود و در این مرحله نشان دادن رضایت و امتنان از اقدام مقابل می تواند پاسخ متناسب به طرف باشد.
- عدم برخورد در مقابل برخی اجحافات
در اثنای مذاکرات به منظور دست یافتن به نتیجه ای مطلوب، بعضاً نوعی غمض عین و چشم پوشی نسبت به زیاده طلبی و یا سود طلبی طرف مقابل ضرورت خواهد داست. اتخاذ چنین موضعی در جلب اعتماد و دوستی طرف مقابل ممکن التأثیر می باشد. لازم به ذکر است ارزیابی و برآورد میزان سود و زیاده طلبی طرف مقابل و اغماض از آن در دست و اختیار یک مذاکره کننده مبتکر خواهد بود که با دقت عمل و تیزبینی اقدام نماید.
- احتراز از دروغ و تناقض
صداقت رفتاری و گفتاری در مذاکرات به عنوان یک اصل موجد زمینه اعتماد متقابل می باشد. برعکس توسل به دروغ غالباً موجب سلب اعتماد متقابل شده و اختلالی جدی در امر مذاکرات را فراهم خواهد نمود.
هارولدنیکولسون نویسنده موضوعات دیپسلماسی اعتقاد دارد یک دیپلمات خوب باید سعی کند در نظر اشخاصی که طرف مذاکره آنها می باشد دیدی غیر واقعی ایجاد نکند. یک مذاکره کنندده در قبال عدم صداقت طرف مقابل در هیچ موقعیت و شرایطی نباید با حرکت از توجیه ماکیاولی عدم صداقت از خود نشان دهد.
- اصل حسن نیت
در کلیه مذاکرات تقید و پای بندی به موازین اصل حسن نیت شرطی اصلی است. زیرا در اثر آن اولاً امکان رسیدن به توافق بیشتر می شود و چنین موردی به بیانی دیگر نوعی دادن امتیاز به طرف مقابل است، ثانیاً باعث ایجاد نرمش و روند مذاکرات جهت رسیدن به تفاهم می گردد. از این رو طرفین سعی می کنند پیشنهادات غیر منطقی و غیرقابل پذیرش ارائه ندهند و ثالثاً در مواققعی که شرایط و وضعیت به نفع صرفاً یک طرف است مانعی برای ادامه مذاکره به وجود نیاید. رابعاً حسن پایبندی به قواعد مذاکره را تقویت می بخشد. بطور مثال اگر یکی از طرفین قاعده دادن امتیاز متقابل به طرف مقابل را مختل سازد متهم به نقض اصل حسن نیت می گردد. یکی از علل عدم تقید به اصل حسن نیت از سوی برخی دولت ها معمولاً وجود انگیزه و قصد تبلیغ در آنها می باشد.
- اجتناب از خشونت و برخورد احساسی
مذاکره کنندگان در هنگام مذاکره می باید از هر گونه برخورد احساسی و همچنین خشونت آمیز اجتناب نموده و رفتاری در مکال آرامش و نزاکت به دور از هیجان داشته و از هر گونه توسل به تهدید دوری گزینند. از این طریق امکان ادامه مطلوب مذاکره به دور از هر گونه رعب و وحشت با حسن اعتماد متقابل و استحکام و در چارچوب منطق فراهم خواهد شد.
- برخورد منطقی و سرعت مذاکرات
طرفین در مذاکرات از تکرارهای زائد، صحبت های غیر منطقی و پرسش های بی پاسخ باید احتراز کنند زیرا موجب کندی مذاکره و اطاله بدون علت می گردد. هر چند قاعده ای باز دارنده نسبت به آنها وجود ندارد با این حال معمولاً با ترتیب دادن مجالس غیررسمی سعی در کاهش میزان تکرارها و یافتن پاسخ سئوالات و گفتگوهای طولانی می گردد. علاوه بر مراتب فوق می توان اضافه کرد که در حقیقت توفیق مذاکرات در گرد دو کلید اصلی است: یکی برگزاری محرمانه مذاکره و دیگری تدوین شفاف نتایج مذاکرات می باشد. مذاکرات اگر محرمانه و در خلوت انجام شود مطلوب ترین نتایج ممکن بدست خواهد امد و اگر یکی از طرفین مخالف سری بودن مذاکره باشد جنبه تبلیغی مقاصد آن قابل استنباط خواهد بود. از طرفی دیگر توافق حاصله از یک مذاکره اگر با یک زبان صریح و قاطع نگارش نشود مفاهیم و معانی مختلف و در عین حال تفسیر برانگیزی از ان پیوسته استنباط خواهد شد که هر آن موجب سو تفاهمات و اختلاف ها خواهد گردید.
مراحل مذاکره
مراحل اصلي در فرآيند مذاكره عبارتند از :
1- آمادگي (تدارک و برنامه ریزی)
2- ارائه پيشنهاد (تنظیم تاکتیک مذاکره/ توضیح و توجیه)
3- چانه زني (بحث و ارائه راه حل)
4- ختم مذاكره (تنظیم توافق نامه)
اين مراحل در بعضي از مذاكرات مي تواند در مرحله ي ديگر تا حدي ادغام شود كه آنها به عنوان مراحل مجزا قابل شناسايي نيستند ( Daniels , 1998 , 57 )
1- آمادگي :
اكثر كارشناسان و نويسندگان درباره ي مذاكره در اين مورد توافق دارند كه اصل موفقيت در مذاكره برنامه ريزي است كه قبل از فرآيند واقعي تعامل اتفاق مي افتد (Fells , 1996 , 50 )
آمادگي براي مذاكره بايد بسيار زودتر از آغاز رسمي مذاكره فراهم شود . هر يك از طرفين بايد اطلاعاتي درباره ي سابقه مذاكره ،رفتار ، تعامل ها و توافق هاي پيشين ، انتظارات و ترجيحات طرف مقابل به دست آورد و خواسته ي اعضاي گروه را درباره ي كم و كيف توافق جديد بداند . طرفين مي توانند اطلاعاتي از رقباي خود به دست آورند تا در تعيين انتظارات واقعي به آنان كمك كند .
در اين مرحله دو طرف بيشتر اطلاعات مربوط را تا آنجاي ممكن در مورد همديگر جمع آوري مي كنند جلسات غير رسمي براي بررسي توانايي ها و موقعيت هاي همديگر برگزار مي كنند . اغلب اين مرحله مهم تر از مذاكره رسمي است . زيرا خريداران و فروشندگان روابط غيررسمي و اجتماعي را توسعه مي دهند .
اعتماد و اطميناني كه از اين روابط بدست آمده شانس رسيدن به توافق را افزايش مي دهد . به هر حال اكثر موضوعات مهم در اين مرحله به طور كامل براي ايفاي آن آماده مي شود . نگريستن به رفتار خريد مشتري و اولويت هايش حياتي است زيرا ارائه كالا و خدمات به هر طريقي كه با آن اولويت ها و رفتارها سازگار باشد ضروري است . ( Cateora and N.Ghauri , 2000 , 409 )
علي رغم اينكه مرحله ي پيش مذاكره مرحله بسيار مهمي مي باشد ليكن غالباٌ توجه تعداد اندكي از مذاكره كنندگان را نسبت به خود معطوف مي كند . در اين مرحله اركان قرار داد شكل گرفته و چنانچه در انتخاب اين اركان دقت كافي مبذول نگردد ، ساير مراحل كه متكي به آن مي باشند ،فاقد وضعيت با ثباتي خواهند بود . مذاكره مؤثر به شرط آمادگي كامل امكان پذير است . براي چانه زني مؤثر بايد انگيزه هاي طرف مقابل را به خوبي شناخت و به اين نكته نيز توجه داشت كه طرف شما همواره راجع به شما بيش از آنچه كه خود تصور مي كنيد از شما شناخت دارد . آمادگي و برنامه ريزي ، عناصر اصلي براي موفقيت در مذاكرات تجاري اند .
مهم است آماده بشويم با تفكر درباره فرضيات اساسي كه توسط هر دو طرف هنگام ورود به مذاكرات ايجاد مي شود براي مثال معمولاٌ تصور مي شود كه هر دو طرف اميد به دستيابي نتيجه موفقيت آميز از موضوع موجود و براي موقعيت درطي گفتگوها رقابت مي كنند(Aniels , 1998 , 57 )
قانون اول مهارت مذاكره تحقيق ، تحقيق است . شما بايستي يادبگيريد درباره طيف وسيعي از عوامل استراتژيك ، كوچكترين جزئيات ياديگيري را بايد بياموزيد . مذاكرات واقعي بايستي فقط بعد از آمادگي موشكافانه و دقيق بيايد ، از تحقيق موشكافانه و بي عيب ،دانشي به وجود مي آيد كه نسبت به رقيب تان برتري مي دهد و همچنين آمادگي تدافعي در مقابل حمله متقابل به شما مي دهد ( Quint , 1997 , 5 )
متتغير هاي مربوط به مرحله اوليه شامل ويژگي هاي فردي يا فروشندگي ، محدوديت هاي سازماني يا موقعيتي و متغيرهاي جمعيتي است ، ويژگي هاي فردي مربوط به مذاكره كننده است در حالي كه عوامل موقعيتي بيروني هستند و پيش از رويارويي وجود دارند متغيرهاي جمعيتي شامل : سن ، جنس ، و تجربيات پيشين مذاكره كننده است . ( wimsatt and Gassenheimer , 1996 , 21 )
مذاكره موفقيت آميز يعني تلاش براي به دست آوردن راه حلي كه مورد قبول و توافق هر دو طرف باشد اين كار حتماٌ نبايد برنده و بازنده اي در پي داشته باشد . مذاكره فرآيندي است كه يا به يك نتيجه رضايت بخش براي هر دو به دنبال خواهد داشت . هنر مذاكره بر اين اصل استوار است كه طرفين بكوشند بين نتيجه دلخواه خود و نتيجه مورد نظر طرف مقابل نقطه مشتركي ايجاد كنند . براي رسيدن به اين موقعيت بايد آمادگي ، هوشياري و انعطاف پذيري لازم را داشته باشيد .
كليد موفقيت در مذاكره اين است بدانيم در ازاي امتيازاتي كه هر يك از طرفين مي دهند بايد متقابلاٌ امتيازاتي دريافت كنند كه با دانستن اين موضوع در مرحله آمادگي مي توان به موفقيت مذاكره را انجام داد .
اقدامات و مراحل انجام كار قبل از مذاكره :
1- تعيين و تعريف هدف از مذاكره و تحرير برنامه هاي كاري لازم
2- شناسايي حيطه هاي كار مذاكره
3- تعيين تركيب اعضاي هيئت مذاكره كننده و مشخص نمودن رهبر يا رئيس آن
4- تعيين حدود و اختيارات و مسئوليت هاي رئيس هيئت و ساير اعضاي آن
5- شناسايي وضعيت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها ،نقاط قوت ، امكانات ، جهت كسب توانمندي بيشتر در مذاكره
6- بررسي دقيق وضعيت خود در شرايط موجود
7- تهيه اسناد و مدارك مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاكره(انواري رستمي،1382 ،82 )
جهت خرید فایل تماس بگیرید
09375520909 - شبستری
shabestari716@gmail.com
:: موضوعات مرتبط:
مقالات فارسی
:: برچسبها:
اصول و فنون مذاکره,
مقالات رشته مدیریت,
مذاکره,
فنون و اصول مذاکره