« ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان های دانش محور »

مفهوم مدیریت دانش
تعاریف بسیاری از مدیریت دانش ارائه شده است که در این میان به موارد ذیل اشاره می شود:
ابتدایی ترین تعریف از مدیریت دانش عبارت است از: یافتن راهی جهت خلق، شناسایی، شکار و توزیع دانش سازمانی به افراد نیازمند.از طرف دیگر، مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا، مدیریت دانش را فرآیند گسترده کسب، سازماندهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در سازمان می داند. بت (2002) مدیریت دانش را فرآیند تسهیل امور مربوط به دانش مانند خلق، ضبط، انتقال و استفاده از دانش می داند. به نظر وی، مدیریت دانش شامل طیفی از فعالیت ها، یادگیری، همکاری و آزمایش گرفته تا اتحاد مجموعه های مختلف کاری و اجرایی است.
بونتیس (2001) دانش را فرآیند ایجاد، خلق، نشر، توزیع و کاربرد دانش می داند. از نظر آنها مدیریت دانش دو بعد فیزیکی و غیر فیزیکی دارد. تعریف ارائه شده از سوی دوانپورت و پروساک (1379) مورد موافقیت بسیاری از پژوهشگران است: مدیریت دانش عبارت است از بهره برداری و توسعه دارایی های دانشی سازمان در جهت تحقق اهداف آن سازمان. دانشی که مدیریت می شود شامل هر دو نوع دانش عینی و ضمنی است.
مدیریت این دانش شامل تمامی فرآیندهای مرتبط باشناسایی، اشتراک و تولید دانش و مستلزم نظامی برای تولید و نگهداری از مخازن دانش و همچنین ترویج و تسهیل اشتراک دانش و یادگیری سازمانی است. سازمان های موفق دانش را سرمایه دانسته و ارزش ها و قوانین سازمانی را جهت پیشتیبانی از تولید و اشتراک دانش توسعه می دهند.
البته نباید مدیریت دانش را با مدیریت داده ها اشتباه گرفت. تفاوت عمیقی بین مدیریت داده (که مختص به فناوری و فرآیند می باشد) و مدیریت دانش (که بر افراد و تعاملات و همکاری شان متمرکز است) وجود دارد. این فاصله بین مدیریت دانش و داده ها، تنها زمانی برطرف می شود که سازمان در زمینه یک فرهنگ جامع، تسهیم دانش سرمایه گذاری کرده و به آن نیز متعهد باشد. امروز پیشرفت قابل توجه ای در راستای ایجاد چنین فرهنگ هایی در حال انجام است، اما فاصله بسیاری مانده است تا این کار به طور کامل صورت گیرد.
دانش بر خلاف دیگر منابع، نامتناهی است و با استفاده بیشتر، حجم آن افزایش می یابد و در ذهن افراد جای دارد. تمرکز مدیریت دانش بر روی افراد است و بر افراد به عنوان منابع دانش تأکید دارد. تلاش مدیریت دانش در آشکار کردن سرمایه های ضمنی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان و مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است.
در یک تعریف خوب، مدیریت دانش عارت از تلفیقی از کسب و ذخیره سازی دانش آشکار، همراه با مدیریت سرمایه های فکری است. دالکر با بررسی بیش از صد تعریف منتشر شده درباره مدیریت دانش در سه دیدگاه آنها را خلاصه کرده است:
• دیدگاه کسب و کار: مدیریت دانش فعالیتی تجاری است که دو جنبه اصلی دارد. توجه به عنصر دانش فعالیت های کسب و کار به عنوان جز آشکار کسب و کار که در استراتژی، خط مشی و رویه در همه سطوح سازمان منعکس می شود. و همچنین ایجاد رابطه مستقیم بین سرمایه های فکری و نتایج مثبت کسب و کار. از همین دیدگاه مدیریت دانش یک رویکرد تلفیقی و همکارانه برای خلق، کسب، سازماندهی، دسترسی و استفاده از سرمایه های فکری سازمان است.
• دیدگاه علم شناختی یا علم دانش: دانش – بینش ها، ادراکات و دانش فنی کاربردی، منبعی اساسی است که به ما امکان می دهد به طور هوشمندانه عمل کنیم. در طول زمان، دانش مهم به اشکال دیگر، مثل کتب، فناوری، رویه ها، و سنن در درون همه سازمان ها و به طور کلی در جامعه تبدیل می شود. این تغییر شکل ها به انباشت تجربه منجر و وقتی به طور مناسب استفاده شود، به افزایش اثربخشی منتج می شود. دانش یکی از عوامل اصلی است که رفتار هوشمندانه شخصی، سازمانی، و اجتماعی را ممکن می باشد.
• دیدگاه فرآیند/فناوری: مدیریت دانش مفهومی است که بر اساس آن اطلاعات به دانش قابل کاربرد تبدیل و با تلاش اندک قابل استفاده برای افرادی می شود که می توانند آن را به کار برند.
ویژگی های مدیریت دانش
• مديريت دانش با بكارگيري دانش روز به دانش و اطلاعات بشر اعتبار مي بخشد.
• هوش سازماندهي را تقويت م يكند.
• سازمان را در جهت انطباق با محيط و شرايط موجود توانمند م يسازد.
• زمينة نوآوري پايدار و خلاّقيت بخشي به سازمان را فراهم مي نمايد.
• سازمان را به شناخت مسائل روز و پاسخگوئي آن ها با راه حل هاي جديد قادر مي سازد.
• با استفاده از روش هاي سيستمي به رفع اشتباهات و اصلاح انحرافات مي پردازد.
• جو آزادانديشي متناسب با سازماندهي و هدايت دانش جديد را خلق مي نمايد.
• جنبش نرم افزاري جهاني را گسترش مي دهد.
• درك هدف هاي آرماني و بلندمدت را در محيط آزادي افكار تسهيل مي نمايد.
• با ايجاد جو آزادانديشي و شك لگيري مديريت دانش از فساد و تباهي جلوگيري مي كند.
• محيط رشد پردازش اطلاعات و دانش را سرعت مي بخشد.
• مديريت تغييرات علمي و اجتماعي را ميسر مي سازد.
• سازمان هاي دولتي، تعاوني و خصوصي را با دانش جديد سازگارتر، پوياتر و متعامل تر بار مي آورد.
اصول مدیریت دانش
اصول مديريت دانش از ديدگاه داونپورت و پروساك (1998) عبارتند از:
1. دانش، نشأت گرفته از افراد است و در افكار افراد جاي دارد.
2. تسهيم دانش مستلزم اعتماد است.
3. فناوري، رفتارهاي دانشي جديد را امكان پذير مي سازد (منظور از رفتارهاي دانشي، رفتارهايي است به منظور خلق، توسعه، توزيع و غني سازي دانش)
4. تسهيم دانش بايد تشويق و پاداش داده شود.
5. حمايت مديريت و تخصيص منابع (براي مديريت دانش) ضروري است.
6. دانش، ماهيتي خلق شونده دارد و تشويق افراد موجب مي شود كه دانش به شيوه اي غير منتظره گسترش يابد.
7. برنامه هاي مديريت دانش بايد با برنامه اي آزمايشي آغاز شود
مزایای مدیریت دانش
دنهام گری ، هشت مزیت خاص مدیریت دانش را چنین شناسایی می کند:
1. جلوگیری از افت دانش: سازمان را قادر می سازد تا تخصص فنی حیاتی خود را حفظ کرده، افت دانش حیاتی که از بازنشستگی، کوچک سازی، یا اخراج کارکنان و تغییرات ساخت حافظه انسانی ناشی می شود جلوگیری کند.
2. بهبود تصمیم گیری: نوع و کیفیت دانش مورد نیاز را برای تصمیم گیری های اثربخشی شناسایی می کند و دسترسی به آن دانش را تسهیل می بخشید. در نتیجه، تصمیمات سریع تر و بهتری می تواند در سطوح پایین تر سازمان صورت گیرد.
3. انعطاف پذیری و انطباق پذیری: به کارکنان اجازه می دهد درک بهتری از کار خود به عمل آورده، راه حل های نوآور مطرح کنند، با سرپرستی مستقیم کمتر کار کنند و کمتر نیاز به مداخلات داشته باشند. در نتیجه، کارکنان می توانند در موقعیت های چند وظیفه ای فعال باشند، و سازمان می تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد.
4. مزیت رقابتی: سازمان ها را قادر می سازد تا کاملاً مشتریان، دیدگاه ها و بازار و رقابت را درک کرده، بتوانند شکاف ها و فرصت های رقابتی را شناسایی کنند.
5. توسعه دارایی: توانایی سازمان را در سرمایه گذاری در حفاظت قانونی برای مالکیت معنوی بهبود می بخششد.
6. افزایش محصول: به سازمان اجازه می دهد که دانش را در خدمت و فرآورده ها بکارگیرد. در نتجه، ارزش درک شده محصول با نسبت مستقیم میزان و کیفیت دانش در محصول افزایش پیدا می کند (محصولات نرم افزاری وسایر محصولات دارای عناصر نرم افزاری از این نمونه اند).
7. مدیریت مشتری: سازمان را قادر می سازد تا توجه کانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ به سئوالات، توصیه ها و شکایت های مشتری می شود. این امر همچنین تضمین کننده سازگاری و کیفیت بهتر خدمات به مشتریان می گردد. راه حل مشکلات هادی بسادگی قابل دسترسی است.
8. بکارگیری سرمایه گذاری ها در بخش سرمایه انسانی: از طریق توانایی بخشیدن به سهیم شدن در درس های یادگرفته شده، فرآیندهای اسناد، و بررسی و حل استثنائات و در اختیار گرفتن و انتقال دانش ضمنی، سازمان می توانند به بهترین وجهی در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه گذاری کنند.
آمادگی سازمانی برای استقرار مدیریت دانش
هلت (2000) آمادگی را به عنوان پیش نیازی ضروری برای سازمان برای اینکه در مواجه با تغییر سازمانی موفق باشد تعریف کرده است. پیاده سازی مدیریت دانش مستلزم این است که عوامل سازمانی مختلف از جمله ساختار سازمانی، فرهنگ سازمانی، تکنولوژی و منابع انسانی ویژگی های خاصی داشته و از انسجام لازم برخوردار باشند. ناهماهنگی در بین این عوامل مانع پیاده سازی موفقیت آمیز مدیریت دانش خواهد شد. بنابراین شناخت عوامل سازمانی از حیث ویژگی های لازم برای پیاده سازی مدیریت دانش می تواند بنیان مستحکمی برای اقدامات بعدی در این راستا فراهم سازد.
ساختار سازمان
افراد درون ساختار سازمانی کار می کنند که فرآیندهای سازمانی را برای رسیدن به استراتژیکی ملی شرکت پشتیبانی می کنند. به نظر استروف سازمان های افقی برای عصر اطلاعات مناسب ترند. سازمان های افقی اجازه انعطاف بیشتری در رابطه با محیط دارای تغییرات سریع و رقابتی کسب و کار می دهند. عوامل رسمیت و عدم تمرکز تأثیر زیادی بر هماهنگی درون شرکت و همچنین بر خلق و نشر دانش دارند. از ساختارهای سازمانی ساختار تیمی است که می تواند با انتقال افراد از تیم های دیگر با زمینه های متفاوت، همکاری و ترکیب تجربیات آنها، دانش جدید ایجاد کند. تشکیل تیم های مدیریت دانش برای اجرای موفقیت مدیریت دانش ضروری است.
زیرساخت اطلاعات سازمان
فناوری اطلاعات از عوامل مؤثر بر مدیریت دانش. عامل فناوری اطلاعات تمام جنبه های ارتباطات شامل سخت افزار و نرم افزار و در دسترس بودنشان را پوشش می دهد. مدیریت دانش به یک محیط فناوری مؤثر برای خودکار کردن فرآیند و پشتیبانی از هماهنگی و نظم وابسته است.
محتوای تغییر
مدیریت تغییر شامل تغییر در محیط، نگرش نسبت به شکست و تمایل به تعیین سطوح عملکرد واقعی است. مدیران به یک استدلال معتبر برای تسهیم دانش که با بهبود عملکرد خدمات مرتبط باشد نیاز دارند یعنی افراد باید منابع تسهیم دانش را درک کنند تا تسهیم را بپذیرند زیرا برانگیختن افراد برای آنکنه دانش را با دیگران تسهیم کنند سخت و به همان اندازه نیز انگیختن افراد برای پذیرش دانش دشوار است اگر هدف آن را درک نکنند.
پشتیبانی از تغییر
به نقش رهبر در سازمان در پیاده سازی و اجرای مدیریت دانش تاکید زیادی شده که نقش اصلی را در موفقیت های مدیریت دانش در داخل سازمان ایفا می کند. مشارکت مدیریت ارشد در تلاش های مدیریت دانش، انگیزه کافی برای کارکنان برای تسهیم دانش و افزایش شانس موفقیت برنامه های مدیریت دانش را فراهم می نماید.

ساختار سازمانی
ساختار سازمانی چهارچوب روابط حاکم بر مشاغل، سیستم ها و فرایندهای عملیاتی و افراد و گروه هایی است که برای نیل به هدف تلاش می کنند. ساختار سازمانی مجموعه راه هایی است که کار را به وظایف مشخص تقسیم می کند و هماهنگی میان آنها را فراهم می کند. ساختار صرفاً یک سازوکار هماهنگی نیست بلکه همه فرایندهای سازمانی را تحت تأثیر قرار می دهد. ساختار سازمانی به الگوهای روابط درونی سازمان، اختیار و ارتباطات دلالت دارد و روابط گزارش دهی، کانال های ارتباط رسمی، تعیین مسؤولیت و تفویض اختیار تصمیم گیری را روشن می سازد. کمک به جریان اطلاعات نیز از تسهیلاتی است که ساختار برای سازمان فراهم می کند. ساختار سازمانی باید توان تسریع و تسهیل تصمیم گیری، واکنش مناسب نسبت به محیط و حل تعارضات بین واحدها را داشته باشد. ارتباط بین ارکان اصلی سازمان و هماهنگی بین فعالیت های آن و بیان ارتباطات درون سازمانی از نظر گزارش دهی و گزارش گیری از وظایف ساختار سازمانی است.
با وارد شدن به عصر دانایی دانش به عنوان مهمترین سرمایه سازمان مطرح شده و موفقیت سازمانها به توانایی در آنها در ایجاد، کسب و بهره گیری و انتقال دانش بستگی پیدا کرده است. از این رو سازمان ها برای اینکه بتوانند از فرصت های پیش آمده در محیط پویای کنونی استفاده کرده و مزیت رقابتی کسب نمایند، باید منابع دانش را به صورت اثربخش مدیریت نمایند. و بدین منظور به تعدیل و اصلاح ساختارهای خود پرداخته اند. اقتصاد دانشی نیازهای جدیدی را در زمینه ساختارهای سازمانی مطرح کرده است. کوشش بی حد و حصر سازمانهای کنونی در زمینه ارائه محصولات و خدمات جدید به مشتریان، به کارگیری فناور یهای اطلاعاتی و ارتباطی، تلاش برای دستیابی به کیفیت برتر، استفاده از دانش به عنوان مهمترین مزیت رقابتی و ... موجب شده محیط سازمانی دستخوش تغییر و تحولات سریعی گردد. در نتیجه سازمانهای آینده نگر برای رویارویی با این تغییر و تحولات محیطی تداوم حیات و تضمین موفقیت آینده خویش به تجدید ساختار سازمانی خود در سطح گسترده پرداخته اند. این تغییر و تحولات سازمانی موجب شده که این سازمان ها ویژگی ها و کارکردهای خاصی داشته باشند که آنها را به سازمان دانش محوری تبدیل نموده، که یکی از وظایف اصلی آنها مدیریت دانش است. مدیریت دانش را می توان به عنوان روشی برای بهبود عملکرد، بهره وری و رقابت پذیری، بهبود کارامد کسب، تسهیم و استفاده از اطلاعات درون سازمان، ابزاری برای بهبود تصمیم گیری، طریقی برای بدست آوردن بهترین روش ها، راهی برای کاهش هزینه ها وروشی برای سازمان نوآورترشدن سازمان تعریف نمود.

سیر تکامل عوامل ساختار سازمانی
ادبیات گسترد های که در زمینه ساختار سازمانی وجود دارد، تاکید متفاوتی بر روابط ساختاری دارند. به عنوان مثال مینتزبرگ (1963) ساختار سازمانی را به عنوان روش های کلی مطرح می کند که در آنها کار به وظایف مختلفی تقسیم می شود و سپس در بین این وظایف هماهنگی لازم ایجاد می شود. این روش تحلیل ساده ای از تقسیم کار و کنترل مدیریتی را منعکس می کند و فقط رابطه وظیفه ای را در سازمان نشان می دهد.
در مطالعات اولیه ای که در زمینه ساختار سازمانی صورت گذفته اند سه بعد اساسی را برای تشریح انواع مختلف ساختار سازمانی مورد توجه قرار داده اند. به عنوان مثال رابینز (1987) سه بعد رسمیت، تمرکز و پیچیدگی را به عنوان ابعاد مهم ساختاری معرفی می کند، که ترکیبات مختلف این ابعاد ساختارهای متفاوتی را در سازمان ها ایجاد می کند. شاین نیز (1998) ساختار سازمان را بر اساس سه بعد سلسله مراتب، وظیفه و شمول تشریح می کند و معتقد است درجات مختلف این ابعاد ساختارهای سازمانی متفاوتی ایجاد می کنند:
• بعد سلسله مراتبی مبین سطوح نسبی است که به نوعی شبیه نمودار سازمانی است.
• بعد وظیفه ای مبین انواع مختلف کارهایی است که باید در سازمان انجام شوند.
• بعد شمول نشان دهنده درجه دوری یا نزدیکی فرد به هسته مرکزی سازمان است.
ترکیب ابعاد فوق بیانگر ساختار رسمی سازمان است که در نمودار سازمانی منعکس شده است. این چهارچوب صرفا ساختار رسمی سازمان را تشریح می کند و انرژی ظریفی را که در زیر نمودار سازمانی جریان دارد را مورد توجه قرار نمی دهد. این انرژی مخفی عموما به ساختار غیر رسمی و روابط غیر رسمی اشاره دارد و نقش برجست های در سازمانهای جدید فرایند محور نظیر سازمان های شبکه ای و یا سازمانهای دانش محوری ایفا می کند.
روابط غیررسمی می توانند ساختار واقعی محیط کار را بهتر و غنی تر تشریح کنند. روابط غیررسمی نشان دهنده درجه تحرک پذیری نیروی کار و آزادی عمل ورای ساختار رسمی است، زیرا این گونه ارتباطات نیازی ندارد که درگیر اقتدار رسمی شود و محدود به هیچ جهت و جریانی نیست. بنابراین فعالیت های واقعی سازمانی تا حدود زیادی به ماهیت ای روابط بستگی دارد. روابط غیر رسمی بر خلاف روابط رسمی در نمودار سازمانی نشان داده نشده اند و به صورت خودجوش و برنامه ریزی نشده شکل می گیرند. بنابراین ساختار غیررسمی یک مفهوم بسیار انتزاعی است. از طرف دیگر ساختار سازمانی رسمی م یتواند فریبنده باشد زیرا بسیاری از فعالیت های سازمانی ورای چهارچوب ساختار رسمی انجام می شوند. ممکن است افراد کلیدی که واقعا کنترل آینده سازمان را در اختیار دارند، در نمودار سازمانی نامعلوم باشند. روابط غیر رسمی جنبه مهمی از ساختار واقعی را به خود اختصاص داده و شناخت کاملتری از اجزاء سازمان ارائه می کند.
دیدگاه سیستمی و ساختار سازمانی
ساختار سازمانی منعکس کننده تفکر سیستمی است. یک سازمان تشکیل شده از اجزاء و روابط بین اجزاء که به عنوان یک کل مجموعه واحدی را تشکیل می دهند. ساختار سازمانی صرفا از اجزا سخت نظیر افراد، گروه ها، تیم ها، ادارات و غیره نشده است، بلکه عواملی همچون روابط بین اجزا سازمانی را نیز در بر می گیرد. به عقیده بونگ ساختار ترکیبی عالی از روابط است.
این روابط بین اجزا هستند که اساس فعالیت های سازمان را تشکیل می دهند. بررسی ساختار بر اساس رویکرد سیستمی نشان می دهد که ساختار از یک طرف از اجزا سخت و از طرف دیگر از اجزا نرم تشکیل شده است. در طرف سخت آن اجزاء محسوس ادارات و گروه های سلسله مراتبی قرار دارند. روابط بین این واحدها و گروهها، اجزاء نرم ساختار را تشکیل می دهند. در سر نرم این پیوستار، ساختاری که به وسیله قضاوت افراد ادراک می شود قرار دارد.
سیر تکامل ساختارهای سازمانی
محور اصلی مطالعات ساختاری بر این مبحث تمرکز دارد که آیا ساختار چگونه از عوامل محتوایی همچون محیط، استراتژی، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی پیروی می کند و با ایجاد تغییر در آن ها تعدیل و اصلاح می شود. رابطه اقتضایی بین محیط، ساختار سازمانی و کارکرد به طور قابل ملاحظ های در مطالعات کلاسیک ساختار مورد توجه قرار گرفته است. این مطالعات به تشریح دقیق تغییرات شرایط خارجی و نیاز به توسعه اشکال ساختاری متناسب با این تغییرات محیطی پردذاخته اند.
ساختار وظیفه ای و سلسله مراتبی که در تفکر ساختاری مکانیکی ارائه شده است، در پاسخ به نیاز ثبات، نظم، کارایی و قابلیت پیش بینی ایجاد شدند. ساختارهای مکانیکی برای عملکرد با حداکثر کارایی در یک محیط ثابت توسعه داده شده اند و به این مزیت متکی اند که سازمان ها ماهیتی عقلایی دارند، طراحی سازمان یک علم است و افراد به عنوان موجوداتی اقتصادی نگریسته می شوند. مهمترین ویژگی های ساختارهای مکانیکی عبارتند از: سطوح سلسله مراتبی آشکار، وظیفه گرایی، کنترل های شدید مدیریتی و تمرکز قدرت، و سطح بالای رسمیت.
به هر حال این ساختارهای وظیفه ای و سلسلسه مراتبی نقاط ضعف و پیامدهای نامطلوبی نیز به دنبال داشتند و این مسائل با تغییراتی که در عوامل محتوایی سازما نها به وجود آمد، شدت یافت. این مسئله منجر به توسعه عدم تمرکز به عنوان راه حلی برای کنترل موثر در این شرایط شد. مسیر متداول گزار ساختاری نشاندهنده سناریویی است که در آن ساختار سلسله مراتبی در دنیای پست مدرن راهی به سوی مسطح تر شدن و ساختارهای منعطف تر در پیش می گیرد. بنابراین نیاز به رشد ساختار ارگانیک افزایش می یابد. ساختار ارگانیک بر گرفته از استعار های است که در آن سازمان ها به عنوان پدیده های پیچیده و اجتماعی نگریسته می شوند که از مجموعه ای از نیروهای رقیب و متعامل افراد و نیروهای اجتماعی تشکیل شده اند.
برخی از مهمترین ویژگی های ساختار ارگانیک عبارتند از: ساختار تخت و تیم محور، کاهش بخش بندی، عدم تمرکز قدرت و کنترل، و سطح بالای عدم رسمیت.
به دنبال افزایش اندازه و پیچیدگی سازمان ها، پیشرفت فزاینده تکنولوژی، افزایش تحولات محیطی و ...تقاضای گسترده ای برای سازمان های منعطف و غیر متمرکزی ایجاد شد که برای تشریح آنها می توان از استعاره موجود زنده استفاده نمود. منجر به ظهور و توسعه انواع مختلف ساختارهای مناسب غیر متمرکز و بخشی نظیر ساختار ماتریسی، ساختارهای فرآیندی، سازمان های مجازی، سازمان های شبکه ای، سازمان های یادگیرنده، سازمان های خودگردان، سازمان های دانش محور و غیره شدند.
بحث فوق نشان می دهد که ساختار سازمانی با افزایش تقاضاهای خارجی و داخلی تکامل یافته است. به مجرد اینکه ما وارد اقتصاد دانش محور می شویم تقاضاهای جدیدی در زمینه اشکال ساختاری به وجود می آیند. و توسعه ابعاد ساختاری سازمان های دانش محوری که می خواهند در چنین شرایطی به صورت موفقیت آمیز عمل کنند، ضروری می سازد.
توسعه ابعاد ساختاری برای سازمان های دانش محور
سیر گذار و تکامل سازمان ها به سازمان های ارگانیک، منعطف، مسطح و غیر متمرکز نشان می دهد که ابعاد تشکیل دهنده آنها باید چیزی فراتر از ابعاد سازمان های سلسل همراتبی و رسمی باشد. در این گونه سازمان ها روابط غیررسمی می توانند نقش مهمی در ساختاردهی سازمانی ایفا کنند. این روابط جنبه مهمی از تفاوت بین ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی را تشکیل می دهند و حتی جنبه تعیین کننده ای از ساختارهای فرایندمحور را به خود اختصاص می دهند. به عنوان مثال سازمان های شبکه ای بدون توجه به امکان وجود ساختارهای رسمی اساسا بر روابط غیررسمی مبتنی هستند. اجتماعات کاری نیز عمدتا از یک مجموعه روابط غیررسمی تشکیل شده اند. ساختارهای غیررسمی می توانند در کنار ابعاد ساختاری سه گانه سنتی، زمینه بسیار قوی تری برای ساختاردهی سازمان تشکیل دهند.
اما شرایط حاکم بر اقتصادهای دانش محور و الزاماتی که برای سازمان ها ایجاد کرده اند، نشان می دهد که این چهار بعد برای تغییر و موفقیت ساختارهای مدرن کفایت نمی کنند. این امر منجر به ساختاردهی سازمانی و کشف ابعاد اساسی عمی قتری از ساختار در بازارهای پویا شده است. برای ایجاد سازمان های دانش محور به شکل اجتماعات کاری به ابعاد ساختاری سطح بالاتری نیاز است. این سطح شامل روابط مبتنی بر اعتماد، روابط تعاملی برون گرا، روابط عاطفی فراگیر می باشد.
1) روابط مبتنی بر اعتماد: اعتماد سازمانی موجب اثر بخشی و حذف موانع محدود کننده درجوامع می شود. به طوری که می توان اطمینان حاصل کرد که به وسیله همکاری، انسجام و هماهنگی موجود ایده های جدیدی خلق می شوند که برای کل سازمان مفیدند. همچنین با کمک اعتمادسازی درک واضحی از دیدگاه سازمانی و استراتژی در تمام سطح سازمانی ایجاد می شود. ساختارهای دانش محور به دلیل نیاز شدیدی که به دانش دارند، باید اعتماد محور باشند، نه کنترل محور. برای خلق و تسهیم دانش باید سطح بالایی از اعتماد و خوش بینی در روابط اعضاء سازمان با یکدیگر وجود داشته باشد.
افراد توانمندشده دانش را به صورت آزادانه خلق و تسهیم می کنند. روابط مبتنی بر اعتماد موجب شفافیت سیاسی، ارتباطات موثر و مهارت های همکاری می شود.
2) ارتباطات تعاملی برون گرا: ساختار اصلی سازمان های دانش محور از توافقات ساختاری خوب تعریف شده و هدفمند تشکیل شده است که به جای برنام هها، روی هها و روندهای مشخص داخلی، هدایتگر تعاملات هستند. درجه تعاملات خارجی نشان دهنده گشودگی ساختار سازمانی و کمرنگ شدن مرزهای سازمانی است و در عین حال رقابتی بودن در محیط را نشان می دهد. نگرش ها و رویکردهای تنگ نظرانه موجب محبوس کردن دانش و محدود نمودن تسهیم ن می شود. از طرف دیگر محیط های همکارانه که مرزهای خارجی را گسترش داده اند، خلق دانش را تسهیل کرده و جریان دانش را روان می سازند. تعاملات داوطلبانه، آشکار و شفاف، امکان گسترش عمیق تر پیوندهای غیررسمی، شخصی و رفتاری را فراهم می سازند و این عوامل اثر تعیین کننده ای در موفقیت مدیریت دانش دارند.
3) روابط عاطفی فراگیر: وجود روابط عاطفی فراگیر در ساختاردهی سازمان به کارکنان اجازه می دهد به ارزش ها و توانمندی های سازمانی به شیوه های سازمان یافته پاسخ دهند. این بستر فرهنگی فرصت های بسیار زیادی برای خلاقیت و نوآوری ایجاد می کند و در عین حال انسجام را نیز به همراه دارد. هم افزایی عواطف سازمانی و حداکثر کردن آزادی عمل کارکنان موجب تشویق مساعدت های خلاقانه، ایجاد بینش سازمانی و در نهایت توسعه ظرفیت خودمدیریتی افراد و گروههای سازمانی می شود. توسعه سازمان های دان شمحور مستلزم پایان دادن به اقدامات تحکمی عقلایی و تشویق گشودگی در روابط و تجربه گرایی به منظور رسیدن به تنوع است. ساختارهای دانش محور به وجود تعادل بین تنوع (مساعدت های چندگانه) و وحدت (تبدیل مساعدت های مختلف به عملکرد واحد سازمانی) نیاز دارند.
این سه بعد با ساختارهای رسمی و غیررسمی همزیست بوده و موجب رشد یکدیگر می شوند. این ها ابعاد اساسی دیگری هستند که به مواجهه با چالش های موجود در اقتصاد دانش محور کمک می کنند. با توجه به این هفت بعد مذکور، ساختار مکانیکی با روابط وظیفه ای، روابط سلسله مراتبی، کنترل و تمرکز مناسب است و ساختار ارگانیکی تغییری به سوی رشد روابط غیررسمی، روابط اعتماد محور، روابط تعاملی برون گرا و روابط عاطفی فراگیر را ارائه می کند. سازمان های دانش محور به شکل اجتماعات کاری این تغییر را به جلو رانده و نیازمند توسعه کامل در جهت چهار بعد مذکور می باشند. بنابراین با ورود به یک فضای دانشی سازمان ها برای بدست آوردن فرصت در محیط پویا باید انطباق پذیرتر و منعطف تر باشند. ادراکات سنتی که از ساختار سازمانی وجود دارد در مواجهه با چالش ها و نیازهای جدید اقتصاد دانشی با شکست روبرو می شوند. به هر حال برای توسعه و ترسیم اشکال ساختاری جدید که بتوانند نیازهای جدید محیط دانش محوری را برآورده سازند به کمک ابعاد ساختاری سطح بالاتری نیاز است. و در این میان روابط غیررسمی نقش مهمی در تعریف و ادراک فعالیت های ساختاری بر عهده دارند. این ابعاد انرژی واقعی سازمان های رقیب را در زمینه توانمندی پویا در اقتصاد دانشی تعیین م یکنند. گذار کلی ساختار سازمانی نشان دهنده روندی است که به طور روزافزون به سمتی پیش می رود که در یک محیط پویا ساختار سازمانی باید بازتر از تعاریف موجود، عاطفی تر از عقلانیت جامع، تعاملی تر، منعطف تر، اعتماد محورتر و غیر رسمی تر باشد.
الزامات ساختاری برای مدیریت موثر دانش
درشرایطی که بقا و مزیت رقابتی سازمان ها تا حدود زیادی به کسب، خلق، بهره گیری و انتقال دانش متکی شده است، باید شرایط و الزامات لازم برای این امر را در ساختار سازمان ها فراهم نمود. برخی از مهمترین الزامات ساختاری برای مدیریت موثر دانش در سازمان عبارتند از:
1) کاهش مرزها: سازمان های دانش محور نیازمند رهایی از محدودیت مرزهای جدا کننده و ایجاد یک چهارچوب فکری مشترکند که به وسیله آن بتوان هویت سازمانی و روابط مبتنی بر اعتماد را ایجاد نمود. در این صورت ذخیره دانش سازمانی می تواند ورای محدودیت های مرزهای فیزیکی گسترش یابد. انجام چنین کاری کارکنان سازمان را قادر می سازد که بدون ممانعت ساختارها و کنترل های رسمی به اطلاعات دسترسی داشته باشند. روابط غیررسمی نقش مهمی در از میان بر داشتن این مرزها ایفا می کنند.
2) سیالیت: مدیریت موثر دانش مستلزم جریان دانش است نه انباشته کردن آن. سازمانی باید جریان دانش را روان ساخته و اجازه دهد که دانش تاثیر عمیقی بر عملکرد داشته باشد. روابط غیر رسمی موجب ارتقا شبکه های داخلی و خارجی مناسب برای تسهیل جریان دانش می شوند.
3) تعامل:مدیریت دانش موثر تا حدود زیادی به مدیریت کردن دانش ضمنی متکی است. روابط غیررسمی موجب افزایش تعاملات بین فردی، فرا وظیفه ای، و درون سازمانی می شود و مهمترین روش خلق، کدگذاری و تسهیم دانش ضمنی محسوب می شود.
4) انعطاف پذیری: برای اینکه بتوان ستاده های مبتنی بر دانش را به صورت موثر تولید نمود، ساختار باید منعطف باشد نه قطعی، تا بتواند دانش را به موقع و به جا بازسازماندهی کند و افراد و واحدها را برای برآورده ساختن نیازهای سازمانی گرد هم آورد. بنابراین سازمان ها نمی توانند چهارچوب های نامنعطفی باشند؛ بلکه پدیده های پویایی هستند که به وسیله فرایندهای مختلفی خلق می شوند و دوباره تجلی پیدا می کنند. این الزام به وسیله روابط غیررسمی برآورده می شود.
اجتماعات کاری
استعاره مناسبی که برای تشریح سازمان های دانش محوری که ویژگی های آنها ذکر شد، وجود دارد، اجتماعات کاری است. اجتماعات کاری شامل گروه هایی از افراد است که به طور مستمر در مورد یک زمینه بخصوص، یک مجموعه مسائل و یا یک موضوع مورد علاقه با هم مشارکت می کنند و دانش و تجربه ای را که در این زمینه در اختیار دارند، در یک تعامل منظم تسهیم می کنند، تا به نتایجی دست یابند
که هم برای ذینفعان آن گروه مفید است و هم موجب بهسازی و یادگیری فردی می شود. اجتماعات کاری از ساختار رسمی تشکیل نشده اند؛ بلکه فرایندهایی هستند که در سطح سیستم ها مطرح می شوند. اجتماعات کاری در ذهن افرادی که در تعامل با یکدیگر و یا در ارتباط با نهاد بزرگتری که در آن قرار گرفته اند، شکل می گیرند. اجتماع کاری یک بعد ساختاری است که نه تنها منابع دانش را مدیریت می کند، بلکه در انطباق با تهدیدها و فرصت های اقتصاد جدید به سازمان کمک می کند. این مباحث نشان می دهد که تعهد خالصانه به این که به سازمان ها به عنوان اجتماعات کاری نگاه کنیم نه به عنوان بازار، می تواند موجب خلق توانمندی و توسعه توانمندی های پویایی شود که به سبک مزیت رقابتی در اقتصادهای دانشی منجر می گردد. این امر مستلزم وجود ساختاری است که از ویژگی هایی همچون کاهش مرزها ، سیالیت، تعامل و انعطاف پذیری برخوردار باشد که وجود این ابعاد ساختاری اغلب به وجود روابط غیررسمی بستگی دارد.
روابط غیررسمی می توانند ساختار واقعی محیط کار را بهتر و غنی تر تشریح کنند. روابط غیررسمی نشان دهنده درجه تحرک پذیری نیروی کار و آزادی عمل ورای ساختار رسمی است. بنابراین آنها تا حدود زیادی فعالیت های سازمانی اصلی را در تسخیر خود دارند. وابط غیررسمی بر خلاف روابط رسمی در نمودار سازمانی نشان داده نشده اند. بنابراین ساختار غیررسمی یک مفهوم بسیار انتزاعی است. از طرف دیگر ساختار سازمانی رسمی می تواند فریبنده باشد زیرا بسیاری از فعالیت های سازمانی ورای چهارچوب ساختار رسمی انجام می شوند. ممکن است افراد کلیدی که واقعا کنترل آینده سازمان را در اختیار دارند در نمودار سازمانی نامعلوم باشند. روابط غیررسمی جنبه مهمی از ساختار واقعی را به خود اختصاص داده و شناخت کامل تری از اجزاء سازمان ارائه می کند. علاوه بر این توافق زیادی بر روی این موضوع وجود دارد که روابط غیررسمی ضرورتا با روابط سازمانی رسمی منطبق نیستند. نتایجی که از روابط غیررسمی یا شخصی ایجاد می شود همیشه با آثاری که از روابط رسمی ایجاد می شوند، یکسان نیستند.
ساختار مناسب سازمان های دانش محور
ساختار درونی سازمان می تواند مشوق و یا مانع موفقیت مدیریت دانش باشد. برای اینکه سازمان ها بتوانند، دانش را به طور موثر اداره کنند، باید از ساختار مناسبی برخودار باشند. میزان تمرکز ، رسمیت ، نحوه جریان اطلاعات بین واحدها، وضعیت اسناد و مدارک محرمانه سازمان، ابعاد ساختاری مهمی هستند که وضعیت و ویژگی هایی آنها مستقیماً برخلق، و انتقال، ذخیره سازی و بکارگیری دانش در سازمان تاثیر گذار است. که در ادامه به تشریح این شاخص ها پرداخته می شود:
رسمیت:رسمیت به میزانی که مشاغل سازمانی استاندارد شده اند اشاره دارد. میزان قوانین و مقررات رسمی ناظر بر تصمیمات و روابط کاری میزان رسمیت سازمان را مشخص می کند. خلق دانش نیازمند انعطاف پذیری و تاکید کمتر مقررات کاری است. زمانی که مقررات رسمی خشک بر سازمان حاکم باشد، شک لگیری ایده های جدید محدود می شود. در حالیکه انعطاف پذیری موجب ارائه شیوه های بهتر انجام کارها می شود. بنابراین افزایش انعطاف پذیری در ساختار سازمان می تواند به موفقیت مدیریت دانش در سازمان کمک کند. همچنین خلق دانش نیازمند وجود تنوع است. در زمانی که مسائل پی شبینی نشده روبه افزایشند، سازمان ها باید در ساختارها و فرآیندهایشان تنوع ایجاد کنند. رسمیت سبب کاهش نوآوری می شود. کاهش رسمیت، تنوع ایده ها و رفتارهای جدید را تشویق می نماید. وجود ارتباطات و تعاملات غیررسمی نیز به خلق و انتقال دانش و سازمان کمک می کنند. رسمیت موجب از بین رفتن ارتباطات و تعاملاتی می شود که برای خلق دانش ضرور یاند. وجود رسمیت پایین در ساختار سازمانی به اعضاء سازمان اجازه می دهد که به منظور خلق و انتقال دانش با یکدیگر تعامل و ارتباط برقرار کنند.
تمرکز: تمرکز به میزانی که اختیار تصمیم گیری در یک واحد در سازمان متمرکز شده است، اشاره دارد. یکی دیگر از تغییراتی که در تفکر سازمانی روی داده به میزان کنترل رسمی ای که بر عملکرد کاری کارکنان اعمال می شود، مربوط می شود. مدیریت علمی بر تعریف کار و نحوه انجام آن تاکید داشت. وظیفه عموما به عنوان یک تکه از کار که به یک فرد اختصاص می یافت تعریف می شد. در سازمان های سنتی کارها همانند یک ماشین به بخش های تخصصی و جداگانه شکسته می شدند. دانش و کنترل کارها در راس سازمان متمرکز بود و از کارکنان انتظار می رفت به همان صورت که به آن ها گفته می شود، عمل کنند. در مقابل، در سیستم های اجتماعی پویا "نقش" مطرح می شود. نقش با اختیار و مسئولیت همراه است و به فرد اجازه داده می شود تا بر اساس صلاحدید و توانایی های خود عمل کند تا به یک نتیجه یا هدف دست یابد. در سازمان های دانش محور کارکنان یک نقش را در تیم و یا واحدی از سازمان ایفا می کنند و ممکن است این نقش ها دائما بازتعریف و یا اصلاح شوند. در این سازمان ها قوانین و مقررات نسبتا کم تری وجود دارد و دانش و کنترل کارها به جای اینکه در اختیار مدیران رده عالی باشد در اختیار خود افراد است. کارکنان تشویق می شوند تا با کمک یکدیگر و مشتریان مراقب مسائل باشند.
وجود تمرکز در اختیارات تصمیم گیری میزان ارائه راه حل های خلاق، را به شدت کاهش می دهد در حالیکه توزیع قدرت در سازمان موجب خودجوشی، تجربه گرایی و آزادی بیان می شود. این ها عواملی هستند که زیربنای خلق و انتقال دانش را تشکیل می دهند. علاوه براین ساختارهای متمرکز مانع ارتباط بین بخشی و در نتیجه تسهیم ایده ها می شوند .زیرا کانال های ارتباطی این ساختارها بسیار کند و زما نبر می باشند. بدون وجود جریان مستمر ارتباطات و ایده ها خلق دانش میسر نخواهد بود. یک ساختار سازمانی غیر متمرکز محیطی فراهم می کند که در آن کارکنان به صورت داوطلبانه در فرآیند خلق و تسهیل دانش مشارکت نمایند. محیط کاری مشارکتی با تشویق مشارکت در بین اعضاء سازمان موجب تسهیل خلق، انتقال، ذخیره سازی و بکارگیری دانش می شود. بنابراین کاهش تمرکز در مرکز اقتدار سازمان موجب افزایش خلق و دانش می شود.
جریان اطلاعات و ارتباطات: جریان اطلاعات بر کانال هایی که از طرق آن پیام ها منتقل می شوند اشاره دارد. در سازمان های جوان و کوچک، ارتباطات عمدتا به صورت غیررسمی و رودررو انجام می شود. کنترل ها و سیستم های اطلاعاتی کمی وجود دارد زیرا رهبران عالی رده سازمان عموما خودشان در کنار کارکنان مشغول کارهای روزمره کسب و کار هستند. به هر حال وقتی سازمان بزرگ و پیچیده می شود، فاصله بین رهبران عالی رده و کارکنان هسته فنی افزایش می یابد. اغلب برای اداره کردن حجم زیاد اطلاعات پیچیده و کاهش انحراف از استانداردها و اهداف تعیین شده از سیستم های رسمی استفاده می شود. در این چنین سازمان هایی بیشتر بر ارتباطات عمودی (از بالا به پایین و از پایین به بالا) تاکید می شود.
در سازمان های دانش محور اطلاعات اهداف مختلفی را دنبال می کند. تسهیم گسترده اطلاعات، عملکرد سازمان را در سطح بهینه نگه می دارد. سازمان دانش محور تلاش می کند به وضعیت یک سازمان کوچک و کارآفرین برگردد که در آن همه کارکنان اطلاعات کاملی در مورد سازمان دارند، به طوری که می توانند سریعا عمل کنند. در واقع ایده ها و اطلاعات در سراسر سازمان اشاعه پیدا می کنند. مدیران به جای اینکه از اطلاعات برای کنترل کارکنان استفاده کنند، در جستجوی کانال هایی هستند که ایده ها بتوانند در همه جهات جریان یابند. این امر مستلزم جریان ارتباطات چندجانبه در سازمان است. و از این رو تسهیل و تنظیم تعاملات افراد اهمیت بسیار زیادی در این گونه سازمان ها دارد. علاوه بر این سازمان های دانش محور خطوط ارتباطی بازی را با مشتریان، عرضه کنندگان و حتی رقبا حفظ می کنند تا بتوانند ظرفیت یادگیری خود را ارتقا دهند. فناوری اطلاعات یکی از شیوه های در تماس بودن با افراد است.
موقعیت اسناد و مدارک (شفافیت): یکی از عوامل موثر بر اجرای مراحل مدیریت دانش در یک سازمان، وضعیت اطلاعات و مدارک موجود در آن سازمان است. مواردی از اطلاعات موجودند که در سطح خاصی از کارکنان محدود می شوند و از تسری دانش در سراسر سازمان جلوگیری می کنند. تاکید زیاد بر محرمانه نگه داشتن اسناد، مدارک واطلاعات سازمان،دشواری هایی را برای تسهیم اطلاعات بین افراد، واحدها و سازمانها ایجاد می کند.
ابعاد محتوایی سازمان های دانش محور
منظور از عوامل محتوایی سازمان، عوامل تعیین کننده ساختار سازمانی است. نگرش اقتضایی که یک تفکر غالب در تئوری سازمان است، بر این نکته تأکید دارد که اعتبار، اثربخشی و کارایی و بهره وری ساختار سازمانی به عوامل محتوایی اقتضایی نظیر استراتژی، تکنولوژی، محیط و طرح سازمانی بستگی دارد. یک ساختار سازمانی اثربخش و کارا باید با این عوامل محتوایی سازگار شده و تعادل برقرار کند. در عصر دانایی محوری توجه به عوامل اقتضایی در محیط متلاطم امروزی امری حیاتی است و در مواردی بقای سازمان را رقم می زند. از اینرو از این رو شناخت عوامل اقتضایی که از اثر تعیین کننده ای در ایجاد و توسعه سازمان های دانش محور برخوردارند، ضروری است. مهمترین عوامل محتوایی سازمان های دانش محور که تاثیر به سزایی بر ساختار این سازمان ها داشته اند، محیط، تکنولوژی و فرهنگ می باشند که در ادامه به تشریح هر یک از ابعاد محتوایی و تاثیر آنها بر ابعاد ساختاری سازمان پرداخته می شود:
محیط: از آستانه قرن بیست و یکم دانش و فناوری نقش فزاینده ای در توسعه جوامع ایفا پیدا کرده است و دنیا به سوی اقتصاد دانش محور پیش می رود. اقتصاد دانش محور اقتصادی است که در آن تولید، توریع و استفاده از دانش منبع اصلی رشد و ایجاد ثروت است. توسعه پایدار و همه جانبه مبتنی بر دانایی و توسعه فناوری شده است، توسعه فناوری نیز به نوبه خود بر محور نوآوری و خلاقیت در عرصه علم استوار است که بستر و فرهنگ پژوهش زیربنای آن است. فناوری اطلاعات باعث شده تغییرات بنیادینی در اقتصاد و جوامع ایجاد شود. در چنین اقتصادی اولویت منبع مورد استفاده بنگاه های اقتصادی نیز تغییر کرده و منابع انسانی متخصص به عنوان مهمترین منبع مورد استفاده شرکت ها و سازمان ها مطرح می باشد. توسعه و آموزش این منابع که به کارکنان دانشی معروفند، در اولویت برنامه های سازمان های پیشرو قرار گرفته است. در این اقتصادها، ارتباطات و دانش به عنوان مواد خامی در نظر گرفته می شوند که افراد از آنها به عنوان ابزار آموزش جهت ارتقای سطح زندگی خود و تبدیل شدن به نیروی کار ماهر و دانش محور استفاده می کنند. تغییرات مستمر دانش، وضعیت عدم تعادل نوینی را برای سازمان ها به وجود آورده است. جریان بی پایان دانش بازارها را در حالت تغییر مداوم قرار داده که این امر سازمان ها را ملزم به تغییرات مستمر می نماید. به طور کلی در این فضا، کسب، حفظ و ارتقای مزیت رقابتی، دغدغۀ اصلی مدیران است. در این زمینه اندیشمندان مدیریت معتقدند تنها مبنا و اساس تشکیل، حفظ و ارتقای مزیت رقابتی همانا پایگاه دانش سازمان است. آنان پایداری مزیت رقابتی را منوط به نوآوری و نوآوری را نیز معلول همان پایگاه دانش می دانند. در همین راستا، دراکر نوآوری را کاربرد دانش برای تولید دانش جدید، تعریف نموده است و از نوآوری به عنوان قلب بهره وری یاد می کند. بنابراین در شرایط رقابتی یاد شده، دانش و نوآوری، به دو بازوی رقابتی قوی برای بقاء و موفقیت سازمانها تبدیل شده است.
این تغییرات باعث شده که سازمان ها و حتی دولت ها در نحوه کسب و کار و اداره امور خود به بازبینی بپردازند. پیدایش سازمان های دانش محور نیز زاییده چنین تحولاتی می باشند.
فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی به عنوان "ارزش های غالب که بوسیله یک سازمان حمایت می شود توصیف شده است" یا "فلسفه ای که خط مشی سازمان را به سمت کارکنان و مشتریان هدایت می کند"، یا "ارزش هایی که به کمک آنها کارها و امور روزمره سازمان انجام می پذیرد "یا "مفروضات و باورهای بنیادی که بین اعضاء سازمان مشترک می باشند." با نگاهی دقیق به این تعاریف پی می بریم که زمینه اصلی در فرهنگ سازمانی وجود سیستمی از معانی و مفاهیم مشترک در میان اعضاء سازمان است. در هر سازمانی الگوهایی از باورها، سمبل ها، شعائر، داستانها و آداب و رسوم وجود دارند که به مرور زمان بوجود آمده اند. این الگوها باعث می شوند که در خصوص اینکه سازمان چیست و چگونه اعضاء باید رفتار خود را ابراز کنند، درک مشترک و یکسانی بوجود آید.
موفقیت سازمان در اجرای هر استراتژی از جمله مدیریت دانش، تا حدود زیادی به حمایت و پشتیبانی فرهنگ سازمانی از آن استراتژی بستگی دارد. تلاش سازمان ها برای تبدیل شدن به سازمان دانش محور در صورتی موفقیت آمیز خوهد بود که ویژگی های فرهنگی مورد نیاز برای اجرای مدیریت دانش در سازمان وجود داشته باشد. دانش در صورتی می تواند به طور موثر در سازمان خلق و تسهیم شود، که مورد حمایت فرهنگ سازمان قرار گیرد. ترویج فرهنگ گشودگی، تسهیم، همکاری، اعتماد و یادگیری در سازمان، نقش بسزایی در تسهیل مدیریت دانش در سازمان دارند، که در ادامه مبحث به تشریح این ابعاد و ویژگی های فرهنگی در سازمان پرداخته می شود:
فرهنگ گشودگی: در سازمان دانش محور فرهنگ گشودگی، از اهمیت خاصی در موفقیت سازمان برخوردار است. در این سازمان هایی افراد نسبت به کلیت سیستم، ارتباط اجزاء و نحوه تعامل بخش های مختلف سازمان با یکدیگر و با محیط، آگاهی دارند. وجود چنین فرهنگ و تفکری در سازمان، مرزهای درون سازمانی و بین سازمانی را حداقل می سازد. علاوه بر این برای ارتقاء فرهنگ گشودگی در سازمان باید اقدامات و نشانه هایی که موجب اختلاف موقعیت ها می شوند، مانند سالن غذاخوری مدیران و یا فضای پارک رزرو شده از بین بروند. هر یک از اعضاء سازمان می توانند یک مساعدت کننده با ارزش باشند. سازمان باید شبک های از روابط فراهم سازد که به افراد اجازه دهد قابلیت های خود را توسعه دهند. تاکید بر اینکه با هر کس با مدارا و احترام رفتار شود، فضایی را ایجاد می کند که در آن افراد آزادند که تجربه کنند، ریسک کنند، اشتباه کنند و همه این ها موجب تشویق یادگیری می شود.
فرهنگ یادگیری: وجود فرهنگ تشویق یادگیری در سازمان، توانایی سازمان در خلق دانش جدید را افزایش می دهد. سازمان ها با تاکید بر یادگیری، به کارکنانشان کمک می کنند که نقش فعال تری در خلق دانش ایفا کنند. زمانی که صرف یادگیری می شود رابطه مستقیمی با میزان دانش دارد. بنابراین سازمان ها باید برای موفقیت در خلق دانش، فرهنگ یادگیری را در سازمان تشویق کنند. یادگیری سازمانی در فرآیندی پیچیده، مداوم، مستمر و پویا آشکار می گردد و حاصل این فرایند دانش سازمانی است.
سنگه(1380) تمایز بنیادی بین سازمان های یادگیرنده و سازمان های سنتی را در سلطه و برتری پنج اصل تفکر سیستمی، مهارت های فردی، مدل های ذهنی، آرمان مشترک و یادگیری جمعی می داند. به عقیده وی یادگیری جمعی عبارت است از فرایندی که طی آن اعضا گروه به گونه ای همسو شوند که نتایج حاصله آن چیزی باشد که همگان واقعا طالب آن بوده اند. این یادگیری بر یک قاعده استوار است و آن قاعده آرمان مشترک است. در عین حال رکن اصلی دیگر مهارت های فردی است. اما آرمان مشترک و استعداد فردی به تنهایی کافی نیستند. یادگیری جمعی علی رغم اینکه با قابلیت های فردی و قدرت فهم افراد مرتبط است اصولا نظامی گروهی تلقی می شود.
پیش از آنکه قدرت یافتن تک تک افراد منجر به تقویت گروه شود، هم سوئی، شرط لازم است. تقویت افراد زمانی که سطح پایینی از هم سوئی برقرار است، موقعیت را دشوارتر و مدیریت بر آنها را سخت تر می سازد. خصوصویت بارز گروه هائی که به خوبی همسو نشده اند، اتلاف انرژی است.
تقویت قابلیت های فردی بدون ایجاد همسویی در گروه بهترین وضعیت زمانی است که گروه ها به خوبی همسو شده باشند. در این صورت اشتراکی در جهت ها، به وجود می آید که باعث هماهنگی و همخوانی بین توان افراد خواهد شد. در این حالت انرژی کمتری از بین خواهد رفت. هیچ یک از افراد، علائق و منافع شخصی خود را قربانی نقطه نظر گروهی نمی سازند، بلکه نگرش گروهی نیز به منزله گسترش نقطه نظر فردی ایشان خواهد بود.
باید توجه داشت که ایجاد توانائی های گروهی چالشی دشوارتر از بوجود آوردن توانائی های فردی است. به همین دلیل است که گروه های فراگیر نیازمند زمینه های تجربی هستند که در قابلیت های یادگیری جمعی خود را تقویت نمایند.
فرهنگ تسهیم: یکی از مهمترین مباحث مورد توجه در سازمان دانش محور این است که اطلاعات و دانش چگونه در میان واحدهای مختلف سازمانی تسهیم می شوند. فرهنگ تسهیم دانش یکی از مهمترین عواملی است که باید قبل از هر استراتژی جدیدی در سازما نهای دانش محور مورد توجه قرار گیرد. استودارت (2001) عنوان می کند تسهیم دانش تنها در صورتی انجام می گیرد که فرهنگ سازمان از آن حمایت کند. هر تغییری باید در جهت فرهنگ سازمان انجام گیرید. منظور از تسهیم دانش افداماتی است که به منظور انتقال و اشاعه دانش از یک فرد، گروه و یا سازمان به فرد، گروه و یا سازمان دیگر انجام می گیرد.
نوناکا(1999) عنوان می کند افرادی که به راحتی می توانند دانشی را که در اختیار دارند با دیگران تسهیم کنند، زیاد نیستند. دو مسئله بالقوه نگرشی/رفتاری کارکنان در این زمینه این است که چگونه باید آنها را برای تسهیم دانشی که دارند آماده نمود و نیز چگونه می توان بر مقاومت در مقابل تسهیم دانش در سازمان غلبه نمود. به عقیده مک دموت ( 2001 ) در یک سازمان با فرهنگ تسهیم دانش، افراد ایده ها و بینش های خود را با دیگران تسهیم می کنند زیرا به جای اینکه مجبور به این کار باشند آنرا یک فرآیند طبیعی می دانند.
به هر حال معمولا در سازمان های بزرگ افراد تمایل دارند به جای اینکه دانش را یک منبع سازمانی محسوب کنند، با دانش به عنوان منبع قدرت برای منافع شخصی خودشان برخورد کنند. گوه( 2002 ) بیان می کند اغلب مدیران، دانش کلیدی را به عنوان منبع قدرت، اهرم نفوذ و یا ضمانت استمرار شغل خود م یپندارند و تمایلی ندارند که آنرا با دیگران تسهیم کنند. لیم و کلوباس (2000) عنوان می کند افراد اغلب دانش را نزد خود نگه می دارند و آن را به راحتی تسهیم نمی کنند. اگر افراد از انگیزه شخصی قوی برخوردار نباشند، دانش را تسهیم نخواهند کرد و اغلب بدون نگرانی از اینکه به خاطر تسهیم دانش چه چیزی را از دست خواهند داد و یا بدست خواهند آورد، چنین کاری را انجام نخواهند داد.
فرهنگ اعتمادمحوری: اعتماد موجب تسهیل تبادل دانش در سازمان می شود. وقتی که سطح اعتماد در روابط میان اعضاء سازمان بالا باشد، افراد تمایل بیشتری به تبادل دانش دارند. فقدان اعتماد در بین کارکنان یکی از مهمترین موانع انتقال دانش است. افزایش و تبادل دانش در اثر اعتماد متقابل موجب خلق دانش م یشود. وجود اعتماد در سیستم های فرا وظیفه ای و بین سازمانی نیز یک عامل ضروری است. زیرا مضایقه در اطلاعات آسیب جدی به خلق دانش خواهد رساند.
تکنولوژی: عوامل بسیار زیادی وجود دارند که موجب موفقیت سازمان ها در به کارگیری استراتژی مدیریت دانش می شود. اما شاید یکی از مهمترین عوامل موثر، گسترش زیرساخت های مناسب فناوری های اطلاعاتی باشد. استفاده از اینترنت، اینترانت، پست الکترونیک، پست صدا، دورنگار، کنفرانس رادیویی/ تلویزیونی و کامپیوتری نمونه هایی از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی هستند که در سازمان های دانش محور مورد استفاده قرار می گیرند و از این لحاظ آن ها را به سازمان های الکترونیک تبدیل می کند. استفاده از این فناوری ها موجب می شود که سطوح سلسله مراتبی دیگر نتواند ارتباطات سازمانی را محدود نماید.کارکنان سازمانی می توانند فورا و در هر زمانی به هر شخصی و با هر جایی به برقراری ارتباط بپردازند. این فناوری ها موجب توانمند شدن سازما نهای دانش محور می شوند و به عنوان موثرترین وسیله جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال و اشاعه دانش محسوب می گردند.
فناوری های اطلاعات دو قابلیت عمده برای مدیریت دانش را فراهم می سازند: اولاً به وسیله آشکارکردن دانش می توانند یک سیستم خبره و یا پیشتبانی تصمیم گیری را ایجاد کنند؛ ثانیاً IT کمک می کند که افراد با تخصص های ویژه در جریان فعالیت یکدیگر قرار گیرند و امکان ارتباط سریع آنها فراهم شود.
IT به شیوه های مختلفی بر مدیریت دانش تاثیر می گذارد :
1. IT جمع آوری سریع، ذخیره سازی و تبادل دانش را به گونه ای تسهیل می کند که در گذشته به هیچ وجه امکانپذیر نبوده است.
2. IT موجب ادغام و انسجام اجزاء مختلف دانش می شود که به صورت جزء به جزء جریان دارند. این انسجام موجب از بین رفتن موانع موجود در ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان می شود.
3. IT موجب تقویت همه روش های خلق، انتقال، ذخیره و بکارگیری دانش می شود.
منابع:
(1) احمدی، سیدعلی اکبر؛ صالحی، علی (1391). مدیریت دانش، انتشارات دانشگاه پیام نور.
(2) منوریان، عباس؛ خیراندیش، مهدی؛ عسگری، ناصر (1390). توسعه ابعاد ساختاری سازمان در تناسب با رویکرد مدیریت دانش، نشریه مدیریت فناوری اطلاعات، دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، دوره 3، شماره 7، صص 150-133.
(3) منوریان، عباس؛ عسگری، ناصر؛ آشنا، مصطفی (1386). ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان های دانش محور، اولین کنفرانس ملی مدیریت دانش، مرکز همایش های بین المللی رازی، صص 18-1.
(4) فروهی، مهشید (1383). ساختار و ابعاد ساختاری در سازمان های دانش محور، فصلنامه مدیریت فردا، سال دوم، شماره 7 و 8، صص 81-73.
(5) زاهدی، شمس السادات، خیراندیش، مهدی (1386). تبیین عوامل ساختاری در اقتصاد دانش محور؛ یک مطالعه موردی، فصلنامه علوم مدیریت ایران، سال دوم، شماره 6، صص 68-49.