اجرای سیستم ها

سازماندهی و کنترل برنامه ها برای اجرا

مدیریت پروژه یک مفهوم کلیدی در اجرای سیستم هاست. به منظور مدیریت مناسب پروژه اجرایی، برنامه های ویژه ای مورد نیاز است. این برنامه ها باید سه جزء اصلی را در برگیرد: 1- تفکیک پروژه به مراحل مختلف 2- بودجه خاص قابل اجرا برای هر فاز 3- جدول زمانی خاص قابل اجرا برای هر مرحله از پروژه. برای کنترل اجرایی، تکنیک های برنامه ریزی مختلفی ممکن است مورد استفاده قرار گیرند.

شکل 11.2 نمودار گانت را نشان می­دهد، که به صورت گرافیکی فعالیت های عمده پروژه اجرایی سیستم های فرضی را شرح می دهد . این جدول هر دو زمان واقعی و برنامه ریزی شده برای فعالیت داده شده را نمایش می­دهد. نمودارهای گانت می­تواند خیلی مفید واقع شود، اگرچه، آنها محدودیت هایی را نیز دارا می باشند از جمله اینکه آنها نمی توانند ارتباط بین فعالیت های پروژه های مختلف را نشان دهند ونیز ترتیب انجام فعالیت ها در این نمودارها قابل نمایش نمی باشند.

شکل 11.3 یک نمودار شبکه ای را نشان می­دهد که ترتیب اجرای فعالیت ها در آن شرح داده شده است. برای مثال، توجه کنید که کارمندان نمی توانند آموزش داده شوند تا زمانیکه نرم افزارانتخاب شود. رویکرد نمودار شبکه ای می تواند گسترش پیدا کند تا زمان قابل تخمین برای هر یک از فعالیت های فردی را دربرگیرد. با توجه به این، ممکن است از ارزیابی برنامه و روش مرور یا روش مسیر بحرانی برای تخمین مسیر بحرانی یک پروژه استفاده شود. مسیر بحرانی یک لیست از فعالیت هایی است که برای پروژه بسیار مهم می­باشد بدین معنی که اگر هر یک از آنها به تأخیر بیفتد کل پروژه به تعویق خواهد افتاد.

انجام فعالیت های اجرایی

انجام فعالیت های اجرایی شامل اجرای حقیقی برنامه طراحی شده می­باشد. فعالیت­های رایج در حین اجرا شامل انتخاب و آموزش پرسنل، نصب تجهیزات جدید کامپیوتر، طراحی سیستم های دقیق، نوشتن و امتحان برنامه­های کامپیوتری، تست سیستم ، توسعه استانداردها، اسناد و مدارک و تبدیل فایل می باشند. هر یک از این فعالیت ها با جزئیات در این بخش بحث می­شوند.

برای انجام طرح اجرایی، اقدامات خاصی باید صورت گیرد تا یک انتقال راحت و اطمینان از پذیرش در بخشی از کارکنان شرکت فراهم شود. به طور معمول برای مدیریت و تیم سیستم ها مطلوب است تا یک اعلام رسمی در مورد اجرای پروژه ساخته شود. باید مراقب بود که به کارکنان اطمینان داده شود که عبور راحت خواهد بود و در صورت امکان، کارکنان باید از امنیت شغلی خود مطمئن باشند. روند اعلام رسمی باید مزیت به حداقل رساندن شایعات را داشته باشد. دلیل اهمیت این موضوع این است که شایعات باعث عدم اطمینان و نا آرامی کارمند می شود.

جنبه مهم دیگر از فاز اجرایی ، تشکیل یک تیم مخصوص پروژه می­باشد. به طور معمول، این تیم باید از افرادی که هم در تدوین مشخصات طرح و نیز برنامه­های اجرایی شرکت داشتند، تشکیل شود، مدیران مؤثر(آسیب دیده ) نیز باید شرکت داشته باشند.

آموزش کارکنان

تقریباً هر سیستم اجرایی موفق مستلزم آن است که توجه زیادی را به آموزش کارکنان اختصاص دهد. در برخی از موارد کارمندان جدید باید استخدام و آموزش داده شوند. در موارد دیگر، کارکنان موجود باید برای کار با روش ها و گزارش­های جدید آموزش داده شوند.

اهمیت آموزش کافی نمی­تواند بیش از حد تأکید شود. شما هرگز نباید تصور کنید که کارمندان به تنهایی استفاده از سیستم ها را فراخواهند گرفت. اگر کارکنان به اندازه کافی آموزش نبینند، این احتمال وجود دارد که آنها به سادگی سیستم های جدید را نادیده خواهند گرفت. بنابراین، موفقیت کلی پروژه توسعه سیستم ها به آموزش کافی بستگی دارد.

یک شرکت به طور معمول با تعدادی از گزینه های مربوط به استفاده و آموزش کارمندان روبرو هستند. به عنوان مثال، مدیریت باید در مورد اینکه آیا شرکت نیاز به استخدام نیروی جدید برای یک سمت مشخص دارد و یا اینکه کارمند موجود باید حفظ شود، تصمیم گیری کند. در بسیاری موارد بهتر است که کارمند موجود حفظ شود. دلایل متعددی برای این کار وجود دارد:

1-    اجتناب از صرف هزینه های مربوط به استخدام کارمند جدید

2-    کارکنان موجود پیش از این با عملیات شرکت آشنا هستند

3-    روحیه کارکنان افزایش می­یابد، به ویژه در مواردی که سمت جدید پیشرفتی برای کارمند موجود به حساب می­آید.

علاوه بر این، تعدادی از روش های آموزش برای شرکت در دسترس هستند، از جمله:

1-    استخدام مشاوران آموزشی خارجی

2-    استفاده از راهنماهای آموزشی

3-    استفاده از ارائه نوار ویدئویی

4-    استفاده از ارائه نوار صوتی

5-    استفاده از سمینارهای آموزشی

6-    استفاده از آموزش فردی

7-    استفاده از آموزش به کمک کامپیوتر

کسب و نصب تجهیزات جدید کامپیوتری

نصب و راه اندازی تجهیزات جدید کامپیوتری گاهی اوقات می­تواند یک کار عظیم وماندنی باشد. برای تأسیسات مقدار قابل ملاحظه، معمولاً تولید کننده کامپیوتر، مهندسین و دیگر پرسنل را به کار می­گیرد تا در نصب و راه اندازی کمک کنند. اگرچه، با بسیاری از مشکلات نیز روبرو می­شوند. اول اینکه، تسهیلات کافی باید در دسترس باشند. اکثر کامپیوترهای بزرگ نیازمند محیطی هستند که در آن رطوبت و درجه حرارت در یک محدوده مشخص نگه داشته شود. به علاوه، این تأسیسات نیاز به اتاق­هایی با کف کاذب دارند که بسته­هایی از سیم­ها بتوانند راه اندازی شوند. سایر موارد مورد نیاز معمولاً شامل اقدامات امنیتی ویژه مانند سیستم­های اطفاء حریق مخصوص، سیستم­های نظارت تصویری( دوربین های مدار بسته) و یا قفل های درب مخصوص می­باشند.

جزئیات طراحی سیستم ها

در طول اجرای فاز، تقریباً همیشه یکسری کار طراحی اضافی نیاز است. این ممکن است شامل طراحی انواع اشکال و یا گزارش ها باشد. همچنین، مشخص شدن اینکه بخش های خاصی از برنامه طراحی شده در مرحله اجرا ناکارآمد هستند، غیرمعمول نیست. بنابراین، همیشه لازم است بعضی تنظیمات دقیق لحظه آخری را برای برنامه طراحی سیستم انجام دهیم.

بخش بسیار مهمی از اجرای دقیق طرح در طول مرحله­ی اجرایی، برنامه نویسی کامپوتر می­باشد. در برخی موارد برنامه طراحی شده ممکن است از برنامه های آماده کامپیوتری استفاده کند. با این حال، تأسیسات بزرگ به برنامه نویسی سفارشی نیاز دارند.علاوه بر این، اگراین شرکت به یک سیستم کامپیوتری جدید تغییر یابد، لازم است برنامه های موجود نیز اصلاح شوند به طوریکه در سیستم های جدید اجرا شوند.

خصوصیات طرح یک برنامه کامپیوتری توسط تیم طراحی تعییین می­شود نه برنامه نویس. دستورالعمل اولیه برنامه نویس اجرای یک برنامه خاص است، به هر حال، کار با یک تیم طراح برای برنامه نویس مهم است. در نهایت، برنامه­های کامپیوتری باید قبل از بهره برداری بسیار با دقت تست شوند. یک معنی قدرتمند ازتست برنامه های کامپیوتری شامل آزمون پردازش اطلاعات می­باشد. داده­های مورد آزمایش هم می­توانند ساختگی باشد و هم می­تواند از داده­های واقعی بدست بیایند. در هر دو مورد، داده­های مورد آزمون، باید شامل شمار زیادی از انواع خطاهای مختلف باشند. علاوه بر این، اطلاعات مورد آزمون باید طیف گسترده­ای ازشرایط را دربرگیرد، از آنجاییکه یک برنامه ناقص اغلب بدون هیچ مشکلی کار خواهد کرد و نشان می­دهد که هیچ خطایی در اطلاعات فایل ورودی وجود ندارد یا اینکه داده های آزمون شرایط عملیاتی متوسط را نشان می دهد. بنابراین، تلاشی برای نقض برنامه باید به کارگرفته شود، انجام آزمایش جداگانه باید زمینه را برای پیداکردن اشتباهات برنامه فراهم سازد.

 سرانجام، همه­ی برنامه­های کامپیوتری باید مستند شوند هم داخلی و هم خارجی. مستندات داخلی شامل انواع مختلف نظرات ( تعبیه شده در داخل برنامه) که توصیف کننده بخش­های مختلف از کد برنامه ومشخص کننده متغیرهای مختلف برنامه می باشند، هستند. اسناد و مدارک خارجی باید از دیدگاه هر دوی برنامه ­نویسان  و کاربران نوشته شوند. مستندات برنامه نویسان باید شامل: ساختار انگلیسی، فلوچارت­هایی از منطق برنامه، تعاریفی از زیر برنامه های مختلف، توابع و متغیرهای برنامه باشند. اسناد و مدارک باید قابل استفاده باشند برای یک برنامه نویس­ دیگر یا کارگر سال های آتی، برای ایجاد تغییر در برنامه، برنامه های بدون اسناد و مدارک کافی شاید بی ارزش باشند وقتی که برنامه نویس که آن ها را نوشته شرکت را ترک کرده باشد.

علاوه بر تست برنامه به صورت جداگانه، همچنین تست برنامه­های مرتبط به صورت گروهی نیز مهم می­باشد. به عنوان مثال، یک سیستم داده شده ممکن است دارای چهار برنامه باشد که به اطلاعات فایل مشابه دسترسی دارند. در این حالت، همه­ی چهار برنامه باید با هم تست شوند. این نوع سنجش خطاهای ادغام را آشکار می­کند. خطاهای مشابه ممکن است وقتی رخ دهد که یک برنامه باعث ایجاد فرضیه­های نادرست درمورد وظایفی که توسط برنامه دیگری انجام شده، می­شود.

مستندسازی سیستم جدید

مستندات یکی از مهم ترین بخش­های اجرای سیستم­ها می باشد که اغلب نادیده گرفته می­شود. یک دلیل برای بی توجهی در مستندسازی کافی سیستم ها این است که برنامه نویسان معمولاً آموزش­های زیادی از زبان­های برنامه نویسی دریافت می­کنند اما در مورد مستندسازی یا خیلی کم آموزش داده می­شوند یا هیچ آموزشی دریافت نمی­کنند. البته برخی از مؤسسات آموزشی، کارهای عالی درامر آموزش مهارت­های مستندات انجام می­دهند، اگرچه، غالباً خلاف این صادق است.

اغلب گفته می­شود که یک برنامه نویس خوب کامپیوتر روزانه چندین خط کدبرنامه می­نویسد. یک دلیل برای تعداد کم این است که یک برنامه نویس خوب بخش قابل توجهی از وقت خود را صرف توسعه برنامه­ها و مستندسازی می­کند. توسعه نرم افزارهای کامپیوتری بدون مستندات تقریباً یک کار بی­ارزش است. مستندات خوب می­تواند طیف گسترده­ای از اهداف مفید را باعث شود، از جمله: (1) آموزش کارکنان جدید (2) ارائه برنامه نویسان و تحلیل گران با اطلاعات مفید برای ارزیابی برنامه و اصلاح فعالیت های آتی، (3)  ارائه حسابرسان با اطلاعات با ارزش برای ارزیابی کنترل­های داخلی و(3) کمک به حصول اطمینان از برآورده شدن ویژگی­های طراحی سیستم­ها.

تبدیل فایل

یک مشکل رایج در اجرای سیستم از تبدیل اطلاعات ناشی می­شود. در بسیاری از موارد، فایل­هایی که به صورت دستی نگهداری می­شوند باید به فرمت کامپوتر تبدیل شوند. به علاوه، اغلب، تبدیل از یک کامپیوتر متوسط به دیگری واجب است. برای مثال یک طرح امکان دارد برای تبدیل فایل­های نواری کامپیوتری به فایل­های روی دیسک، فراخوانده شود.

تبدیل می­تواند فرآیندی پرهزینه و وقت گیر باشد. این امر به ویژه در مورد تبدیل فایل­های دستی به فایل­های کامپیوتری صادق هستند.در چنین مواردی، اغلب، غربالگری داده ها پس از ورود اطلاعات به کامپیوتر لازم است زیرا اشتباهات معمولاً در روند ورود اطلاعات رخ می­دهند.

عملیات تست

قبل از اجرای واقعی سیستم، عمدتاً باید یک تست کلی انجام شود. سه روش اساسی برای تست نهایی سیستم وجود دارد: (1) رویکرد مستقیم، (2) عملیات موازی و (3) تبدیل ریز مقیاس. روش مستقیم شامل تبدیل به سیستم جدید و ترک سیستم قدیمی در یک نقطه مشخص از زمان که نقطه کات­اور(یکجا) نام دارد، می­شود. روش مستقیم درحالیکه نسبتاً ارزان است، دارای نقاط ضعف مشخصی نیز است که اجازه احتمال وقوع مشکلات عمده­ی سیستم که عملکرد واقعی شرکت را مختل می­کند، را می­دهد.برای مثال، پیدا کردن یک حساب جدید از صورتحساب های سیستم دریافتی کل مشتریان شرکت برای مقادیر نادرست می­تواند فاجعه باشد. روش دوم، عملیات موازی شامل اجرای سیستم­های جدید و قدیمی به طور همزمان می­باشد. همه­ی دادوستدها توسط هر دو سیستم پردازش  می­شوند. نتایج عملیات بر اساس دو سیستم مقایسه می­شوند، هر گونه اختلاف نشان دهنده احتمال وجود مشکل در سیستم جدید است. عملیات موازی مزیت داشتن امنیت بالا را دارا است. اگرچه، خیلی روش پرهزینه­ای است و ممکن است در همه برنامه­های کاربردی به صرفه نباشد. رویکرد نهایی، تبدیل مدولار(انفصالی) شامل توقف تدریجی در بخش­هایی از سیستم جدید است. برای مثال، سیستم حسابداری جدید ممکن است شامل واحدهایی برای حساب­های دریافتی، حساب­های قابل پرداخت،فهرست­های موجودی و دفتر کل باشد. روش تبدیل انفصالی ممکن است فهرست موجودی مستقل خود را اجرا کند. پس از اینکه شرکت با این واحدها احساس راحتی کند، دیگر واحدها می­توانند به مسیر طرح آورده شوند. اشکال عمده فرآیند تبدیل انفصالی این است که یک دوره­ی پرداخت خیلی طولانی را دربرمی­­گیرد. این ممکن است اجرای نهایی یک سیستم جدید را برای عملی شدن بیش از حد طولانی کرده و به تأخیر بیاندازد.

ارزیابی سیستم جدید

هنگامیکه سیستم جدید اجرا می­شود، کارهای زیادی باقی می­ماند. برای اطمینان از اینکه سیستم جدید همانطور که طراحی شده است عمل می­کند، پیگیری لازم است. دیدگاه های زیادی وجود دارند که می توانند در پیگیری و ارزیابی کمک کننده باشند، از جمله: مشاهده، پرسش نامه­ها، مقیاس­های اندازه گیری، و معیارها. بطور خلاصه تقریباً اجرای هر سیستم مشکلاتی را خواهد داشت که به پیگیری نیاز دارد.

برنامه ریزی و سازماندهی پروژه یک سیستم

به طور عملی، تکنیک­های مدیریت پروژه به عنوان قلب چرخه عمر توسعه سیستم­های خوب کنترل شده هستند. واژه پروژه به یک برنامه خاص اشاره دارد، که برای توسعه تأیید شده است. هنگامیکه توافق انجام می­گیرد، مدیریت پروژه آغاز می­شود و به تجزیه و تحلیل دقیق، طراحی، برنامه نویسی، تست، اجرا، عملکرد و حفظ و نگهداری پروژه ربط داده می­شود.

انتخاب پروژه

اگر منابع یک تشکیلات محدود باشد، منابع توسعه پروژه باید به پروژه هایی که بیشترین منافع را برای سازمان دارند، اختصاص داده شود. پروژه­های ناشناخته ممکن است به طور مستقیم، توسط ادارات کاربر و یا توسط سیستم اطلاعات جداگانه  یا تابع برنامه ریزی مربوط به شرکت، پیشنهاد شوند و یا در پاسخ به یک مشکل اضطراری همانند، تغییر در مقررات گزارش فدرال، ایجاد شوند. معمولاً، طرح­های پیشنهادی با تمام این روش­ها ایجاد می­شوند و بیشتر پیشنهادات پروژه­هایی است که می­تواند توسط کارکنان موجود قبول شوند. انتخاب پروژه، معمولاً به عهده یک کمیته راهنما یا تشکیلات گسترده دیگری است، تا از مشارکت فعال کاربر در فرآیند انتخاب اطمینان حاصل کند. پروژه های پیشنهادی به کمیته راهنما ارائه می­­شوند برای نوشته شدن. یک پروپوزال باید بیانیه­ای از مزایا و هزینه­های مورد انتظاررا در صورت امکان ارائه دهد. غالباً، هزینه ها و مزایا فقط می­توانند به صورت ذهنی تخمین زده شوند به دلیل هردوی مشکلات هزینه خدمات اطلاعات و نیز مشکلات برآورد منابع که برای تکمیل پروژه ضروری خواهند بود. در سازمان­های بزرگ، روند انتخاب پروژه ممکن است بسیار رسمی باشد، با سند پیشنهاد پروژه، یک آنالیز دقیق از هزینه ها و مزایای مورد انتظار هم مالی و هم غیر مالی را ارائه می­کند. بازده مورد انتظار از سرمایه گذاری، اغلب یک معیار مهم برای انتخاب در چنین موارد می­باشد. هنگامی که پروژه ای برای توسعه به تصویب رسید، یک تیم پروژه برای شروع کار باید سازماندهی شود.

تیم پروژه

سخت کوشی از تدابیر اساسی در هر پروژه سیستم است. یکی از وظایف مهم مدیریت پروژه جمع کردن یک تیم پروژه مناسب است. برای یک پروژه تشکیلات کاربردی، تحلیل گران، برنامه نویسان و دیگر تکنسین ها لازم است، اما نمایندگان حوزه کاربر(ها) برای توسعه و پیشرفت برنامه، معمولاً، باید به خوبی گنجانده شوند. یکی از اعضا باید به عنوان رهبر پروژه برای مسئولیت کنترل تمرکز پروژه انتخاب شود. اینکه آیا این رهبر پروژه باید از بخش کاربر و یا بخش تشکیلات اطلاعاتی انتخاب شوند، سوالی است که در متن حیطه پروژه خاص، خوب جواب داده شد(؟؟).اگر رهبر پروژه از بخش کاربر انتخاب شود، پس از آن کاربر به احتمال زیاد، عمیقاً درگیر خواهد شد و به موفقیت این پروژه متعهد خواهد شد. با این حال اگر، فردی از بخش تشکیلات اطلاعاتی به عنوان رهبر پروژه انتخاب شود، کیفیت فنی رهبر ممکن است تضعیف شود.

مسئولیت رهبر پروژه

نمودار تشکیلات یک پروژه گروهی در شکل 11.4 نمایش داده شده است. رهبر پروژه مسئولیت مستقیمی را درقبال کمیته راهنما برای پیشرفت و اتمام پروژه را برعهده دارد. یک کمیته راهنما و یا واحد سازمانی مشابه، برای اطمینان از بالا بودن سطح مشارکت کاربران برای کار در بخش تشکیلات اطلاعاتی، استفاده می­شود. یک تیم پروژه تشکیل می­شود از: رهبر پروژه، تحلیلگران، و برنامه نویسان از بخش تشکیلات اطلاعاتی و یک یا چند کاربر شرکت کننده از واحدهای سازمانی که برای این پروژه قبول شده اند(؟؟). هر یک از اعضای پروژه گروهی مسئولیت مدیر/ سرپرست رده بخش خود را حفظ می­کند. با این حال، در فعالیت­های پروژه ای، هر عضوی از تیم گزارش هایی را به رهبر پروژه ارائه می­کند. در یک پروژه بزرگ، یک یا چند رهبر یا رئیس تحلیلگران و یا برنامه نویسان تعیین می­شوند تا به رهبر پروژه در نظارت بر کارکنان فنی کمک کنند.

رهبر پروژه باید ارتباط خود را با مدیر اصلی بخش کاربران که مسئولیت این پروژه را دارا می باشد، حفظ کند. مدیر کاربران، معمولاً شخصی است که، باید به طور رسمی پروژه را درصورت اتمام آن تأیید کند. رهبر پروژه همچنین باید با متخصصان فنی در تماس باشد، همانند سرپرست پایگاه اطلاعات که برای تکمیل موفق پروژه مورد نیاز هستند. از اصلی ترین مسئولیت­های رهبر طرح، علاوه بر سازماندهی تیم پروژه، برنامه ریزی، زمانبندی و کنترل پروژه می باشد. این مسئولیت ها در شکل 11.5 به تفضیل نشان داده شده­اند. برنامه ریزی شکست پروژه و تخصیص منابع را شامل می­شود.برنامه ریزی، پالایش متوالی طرح پروژه است، فعالیت ها به ترتیب زمانی برنامه ریزی شده­اند  و مسئولیت های دقیق پروژه به اعضای تیم اختصاص داده شده است. برنامه ریزی پروژه معمولاً، با کمک نمودارهای گانت و یا نمودارهای شبکه­ای مانند نمودارهای پرت ، انجام می­شود. کنترل پروژه دربرمی­گیرد، زمان و گزارش پیشرفت را بطوریکه وضعیت دوره­ای پروژه را به مدیریت بالاسری گزارش می­کند.  سیستم حسابداری یک پروژه ابزاری است که توسط آن رهبر پروژه مسئولیت کنترل پروژه خود را به انجام می­دهد.

عدم قطعیت پروژه

مشکل عمده­ای که هر تیم پروژه با آن مواجه می­شوند، عدم قطعیت مرتبط با سیستم های نرم افزاری پروژه است. تکنسین­ها، برای استخراج نیازهای اطلاعاتی سیستم­ها، بایستی با کاربران کار کنند. کاربران اغلب از ایجاد مشکل نیاز به پروژه جدید بی اطلاع هستند و در واقع ممکن است، از اطلاعات خاصی که در مسئولیت­های تصمیم­گیرانه خود استفاده می­کنند، ناآگاه باشند. بخاطر این دلایل، رابط کاربر- طراح با شک و تردید خیلی زیادی، مشخص شده است. عدم اطمینان ، در توسعه سیستم­ها نیز وجود دارد. هنگامی سیستم طراحی می­شود، برنامه نویسان باید مشخصات دقیق را تفسیر کرده و نرم افزار لازم را بنویسند. توسعه نرم افزار به زمان زیادی نیاز دارد، اینکه آیا نرم افزار معتبر است یانه، و یا اینکه، آیا این نرم افزار با مشخصات سیستم مطابقت دارد یا نه، نیز نامشخص است. وظیفه تیم پروژه ، کاهش دادن این عدم قطعیت­ها، هماهنگی فعالیت­های احزاب گوناگون کارکننده روی این پروژه، و تکمیل پروژه در مدت زمان معقول و با هزینه مناسب، است. انتخاب یک رهبرپروژه مؤثر برای انجام این وظایف، امری مهم است.

تفکیک پروژه به وظایف و مراحل

برای برنامه ریزی و کنترل مؤثر پروژه، فعالیت­های مورد نیاز به یک لیست دقیق از وظایف و مراحل تقسیم می­شوند. اگر یک پروژه کلی، به طور مناسب ، به اجزاء کوچکتر از یک چرخه عمر تفکیک شود، کنترل و درک پروژه آسانتر می­شود. هیچ روش استانداردی برای تفکیک پروژه به فعالیت­های دقیق وجود ندارد. همچنین، هیچ لیست استانداردی از مراحل در چرخه عمر توسعه سیستم­ها موجود نیست. دلایل متعددی برای این وجود دارد، از جمله: عقاید و نظرات متفاوت، بسته­های مختلف مدیریت پروژه بازرگانی و مقررات مختلف برای پروژه های خاص. نظریه­ی پیشقدم، طرح بالا- پایین با پالایش­های متععد است. اصل مؤثر اساسی این است که هر وظیفه یا مرحله خاص در زمان اتمامش باید یک چیز قابل تحویلی را ارائه نماید، نوعی از محصول ملموس( به عنوان مثال، اسناد ومدارک) که بتواند مورد بررسی و ارزیابی قرارگیرد. مرتبه بالاتر از تفکیک به مراحل و وظایف، اطمینان از پیش بینی ملزومات هرکدام از مراحل و وظایف است. شکل 11.6 مفهوم تفکیک پروژه به مجموعه­ای از مراحل و وظایف و استفاده از یک نمودار سطح بالا برای مستند کردن این برنامه را شرح می­دهد. افراد منصوب شده به وظایف و مراحل جداگانه، مبنایی را برای سازماندهی اسناد تولید شده در طول روند پروژه، فراهم می­کنند.

برآوردهای زمان

برآورد کردن زمان دقیق اتمام کار برای سیستم­های پروژه­، به دلیل عدم قطعیت ذاتی در توسعه سیستم­ها، دشوار است. تخمین ضعیف زمان اتمام کار، تأثیر تکنیک­های مدیریت پروژه را به شدت کاهش می­دهد. دقت، تا حدودی به تجربه قبلی مدیریت پروژه در سازمان بستگی دارد. تجربه بدست آمده از پروژه­های قبلی باید، مهارت تخمین زمان کار پرسنل پروژه را در هر پروژه جدید، افزایش دهد. در هر صورت، برآوردها همیشه تا حدودی نادرست خواهند بود و این واقعیت را باید پذیرفت. اصرار بی مورد به حفظ برنامه­های غیر واقعی ممکن است، باعث حاصل شدن پروژه نامطلوب شود. نگرش مناسب نسبت به برآوردهای زمانی این است که آن­ها را برای آنچه که تخمین زده شده اند بپذیریم و هنگامیکه پروژه توسعه داده شود، اغلب بتوانیم آنها رااصلاح کنیم.

تکنیک­های ارزیابی عملکرد

ساده ترین روش برای برآورد، حدس زدن است، بدین معنی که هیچ محاسبات رسمی به کار برده نشود. "تخمین زدن" به تجربیات گذشته یک شخص با پروژه­ها و کارهای مشابه بستگی دارد. بیشتر رویکردهای جدی برای برآورد، مبنی بر مفهوم ارزیابی عملکرد می­باشند که در فصل 2 بحث شد. سنجش عملکرد شامل چهار گام اساسی است:

• شناسایی وظایف برای برآورد.
• برآورد اندازه و حجم کلی کار با شیوه مناسب برای هر وظیفه.
• تبدیل برآورد اندازه یا حجم به برآورد زمان با افزایش برآورد اندازه یا حجم توسط یک استاندارد یا سرعت پردازش تخمین زده شده.
• تنظیم سرعت پردازش تخمین زده شده که ملاحظات ضمنی همانند زمان آماده به کار، پیچیدگی کار و یا تازگی کاررا دربرگیرد.

شکل 11.7 این رویکرد کلی را نشان می­دهد. توجه داشته باشید که اصلاح تخمین اولیه از استاندارد 50 نفر در روز برای مصاحبه، به 65 نفر در روز، نشان دهنده­ی پیچیدگی کار به عنوان " متوسط به بالا" می باشد. پالایش بیشتر شامل تنظیم زمان تخمین زده شده برای یک کار است، چنانچه، فقط براساس تجربه و صلاحیت عوامل محاسبه شده باشد.افزایش یا کاهش زمان کل تخمین زده شده، نشان دهنده توانایی نسبی افراد خاصی است، که به هر کار منصوب شدند. شکل 11.8 این نوع تنظیم را نشان می­دهد. ارائه تخمین­های زمان نهایی با نرخ هزینه و دستمزد مناسب، روشی را برای برآورد هزینه کلی بودجه پروژه ، فراهم می­کند.

اگرچه تخمین زدن برای هر کار مختلف در یک پروژه همانند تجزیه و تحلیل و یا برنامه نویسی، به اطلاعات اولیه متفاوتی برای توصیف حجم و اندازه آن، نیاز دارد، اما اصول سنجش کار در همه­ی موارد یکسان است. به دلیل اینکه پروژه­های توسعه نرم افزار، یک فعالیت معین در اکثر سازمان­ها هستند، زمان­های استاندارد کار و یا نرخ­های پردازش میتوانند براساس تجربه تخمین زده و اصلاح شوند. استانداردهای توسعه یافته در شرکت، به احتمال زیاد مؤثرتر از استانداردها یا تخمین­های موجود در نوشته­های (آثار ادبی) مدیریت پروژه هستند.

دقت برآورد

آثار ادبی در مدیریت پروژه، منبعی برای برآورد تکنیک­­هایی همچون تخمین­های دقیق زمان­ یا سرعت استاندارد پردازش برای انجام وظایف مختلف پروژه است. هیچ استاندارد عمومی پذیرفته شده وجود ندارد که عمدتاً به دلیل عدم توافق کلی مراحل و وظایف استاندارد پروژه می­باشد. با این حال، توافقات کلی در چندین مرحله (نقطه) مربوط به فرآیند تخمین وجود دارد. اولین نکته این است که برآوردها فقط تخمین هستند، مهم نیست که چقدر با دقت آماده شده­اند. دومین نکته از توافقات این است که، دقت برآورد به طور قابل توجهی افزایش یابد، همانطورکه یک پروژه با روند فعالیت­هایش پیش می­رود. آن است، تخمین سخن(؟؟)، برآوردهای مرحله دهم پروژه، پس از اتمام مرحله چهارم، احتمالاً خیلی دقیق تر از برآوردهای ایجادشده از ابتدای پروژه هستند. معمولاً گفته شده که خطاهای برآورد 100 درصد، برای مراحل بعدی یک پروژه بی اهمیت نیستند، وقتیکه این برآوردها برای درک کردن پروژه ساخته می­شوند. این موضوع، اهمیت اصلاح اغلب برآوردهای موجود در طرح پروژه را تقویت می­کند تا تجربه واقعی پروژه را نشان دهد. انتظار می­رود برآوردهایی که در مرحله اولیه از یک پروژه ساخته می­شوند اکثرا نادرست باشند، حتی اگر به دقت آماده شده باشند. به همین دلیل، غالباً در مراحل اولیه یک پروژه از "حدس زدن" به جای محاسبات دقیق استفاده می­شود. این برآوردهای اصلی به طور متوالی تجدیدنظر می­شوند همانطور که پروژه از طریق روند فعالیت­هایش پیش می­رود. این رویکرد منعکس کننده این واقعیت عملی است که با پیش روی پروژه شکل می­گیرد، بدین معنی که ، آنچه که برای انجام باقی مانده، در حال حاضر مبنی بر چیزهای دیگری است که تکمیل شده است و اکنون قابل پیش بینی هستند و از اینرو تحت کنترل بیشتری هستند.

از دیگر توافقات، این است که برآوردهای اولیه اغلب خیلی پایین ساخته شدند. برآوردهایی که توسط پرسنل به دست می­آیند مانند برنامه نویسان کامپیوتر که متعاقباً از اشخاصی برای اجرای وظایف هستند،که برآوردهای زمانی را فراهم می­کنند، بیش از حد خوشبینانه است. در مشاوره یا بستن قرارداد  کاری، این نوع رفتار، با عنوان توپ رو به پایین، شناخته شده است- عمداً یا سهواً، زمان کم نامعقول و یا برآورد هزینه پایین را برای به دست آوردن یک قرارداد ارائه می­کند. بدانید که، وقتی قرارداد بسته شود، کار به احتمال قوی، بدون در نظر گرفتن زمان ویا هزینه های مورد نیاز واقعی به اتمام خواهد رسید. در حالیکه لاوبالینگ فرصتی است برای کارکنان موجود در شرکت، همچنین دلایل رایج بیشتری برای سهل گیری زمان کاری در عوامل سنجش عملکرد شغلی همانند میل طبیعی به درک شدن، مثل تاثیر گذاری یک فرد برتر روی شخصی دیگر، مستتر هستند. سهل گیری همچنین وقتیکه تکنیک­های سنجش کار برای برآورد زمان کاری استفاده می­شوند، اتفاق می­افتد. در حقیقت، اغلب برآوردهای " ساعت­های پربار روزانه" ، " روزهای کاری" ویا واحدهای کاری مشابه شکست می­خورند تا زمان تلف شده(غیرتولیدی) ناشی از بیماری، تعطیلات، تنفس و دیگر عوامل را بسنجد. همچنین تفاوت قابل توجهی در توانایی تولید افراد مختلف وجود دارد. بازده روزانه یک نفر ممکن است معادل بازده هفتگی شخص دیگری باشد. این دلیلی است برای پیشنهاد در مذاکرات اولیه که سنجش اصلی کار باید با عواملی که جبران کننده توانایی­های نسبی افراد مختلف یا گروه­هایی از مردم باشد( به عنوان مثال ، برنامه نویسان ارشد در مقابل برنامه نویسان تازه کار) تنظیم شود. همچنین تغییرات قابل توجهی در میزان خروجی یک نفر در طول زمان وجود دارد، حتی زمانیکه همان شخص کارهای مشابهی را انجام می­دهد. مجدداً، بهترین استراتژی، اصلاح متوالی برآوردها، براساس تجربه­های واقعی پروژه است.

سرریز(اضافی) هزینه­ها، یک مشکل مکرر درتوسعه سیستم­ها است، اما تاحدی که هزینه­ها از برآوردهای پیشنهاد شده در طی مراحل اولیه یک پروژه بیشتر باشند، آنالیز هزینه اضافی باید خو بگیرد( تعدیل شود) با مشکلات تخمین زدن که قبلاً بحث شد. این به تنهایی درست است زیرا درصد نسبتاً بزرگی از هزینه­های کلی توسعه سیستم­ها در طی مراحل بعدی پروژه ( طراحی و اجرا) ایجاد می­شوند و این مراحل بعدی پروژه است که برآوردهای اولیه برای آن احتمالاً خوشبینانه است. به طور معمول، 30% تا 40% از کل زمان پروژه در مرحله تجزیه و تحلیل چرخه عمر توسعه­ی سیستم­ها سپری می­شود، اما 75% یا بیشتر از کل هزینه­های پروژه برای مراحل طراحی و اجرا صرف می­شوند. ذخایر یک پروژه تمایل دارند تا با یک میزان افزایشی مصرف شوند همانطور که یک پروژه تا زمان اتمام آن پیش می­رود. بنابراین کنترل هزینه­های پروژه  در مراحل اولیه­ی چرخه عمر توسعه سیستم­ها ضروری است.

حسابرسی پروژه

کنترل پروژه با تنظیم اهداف قابل اندازه گیری برای هر مرحله و وظیفه در سراسر پروژه ، گزارش عملکرد واقعی برخلاف این مقاصد و ارزیابی هرگونه انحراف قابل توجه از طرح پروژه ، تشکیل شده است. آنالیز هدف قابل اندازه­گیری با مستند کردن تسهیل می­شود که از ملزومات هر مرحله و وظیفه برای اثبات اتمام آن است، همچنین نقاط عطف مهم و یا پست بازرسی پروژه، در هر زمان برای همه حالت­های پروژه باید تاریخ گذاری شوند تا توسط مدیران سطح بالا بازنگری شوند. تشکیل خوب، به وضوح مسئولیت­های پرسنل پروژه ( که تسهیل می­شود توسط یک پروژه شکست خورده)، و نوعی از سیستم حسابداری پروژه را برای سنجش و گزارش عملکرد واقعی برخلاف مسئولیت، که از عناصر اصلی کنترل سیستم یک پروژه به حساب می­آیند تعیین می­کند.

بهره برداری از سیستم

سیستم حسابداری پروژه، یک سیستم حسابداری مالی است که در آن هزینه ها برای پروژه های جداگانه تعیین می­شوند، همانطور که پروژه ها  با پیشرفت خود پیش می­روند. صرفنظر از اینکه آیا هزینه­های پروژه به کاربران در زمینه مسئول حسابداری سیستم اختصاص داده شده ­است، کنترل پروژه مؤثر به یک سیستم حسابداری نیاز دارد که بتواند مسیر هزینه­های متحمل شده  تا آن روز را در یک پروژه اداره کند و یک گزارش از خلاصه هزینه­ها در اتمام پروژه ارائه کند. اطلاعات مخارج تاریخ دار پروژه­های قبلی منبعی مهم از اطلاعات برای استفاده در تخمین زمان و هزینه­ی اجزاء پروژه­های جدید هستند.

سیستم حسابداری پروژه ممکن است دستی یا خودکار باشد. یک شرکت بزرگ که معمولاً دارای چندین پروژه­ی در حال انجام در یک زمان هستند، به یک سیستم خودکار نیاز دارد. چنین سیستمی احتمالاً یکبار در هفته اجرا می­شود. نکته قابل توجه این است که، گزارش وضعیت باید به موقع آماده باشد. یک گزارش هزینه هفتگی، که دو هفته بعد آماده شود، به احتمال زیاد برای کنترل اهداف مؤثر نیست.

شکل 11.9 اجزای یک سیستم حسابداری پروژه را نشان می­دهد. پروژه­ها باید برای اهداف شناسایی شماره گذاری شوند. راه اندازی سیستم بایستی همانند سیستم حسابداری معمولی باشد: مواد، نیروی کار و عوارض بالا که توسط پروژه انباشته شدند و به صورت دوره­ای با هزینه­های بودجه مقایسه می­شوند وگزارش هایی آماده می­شوند. مواد در پروژه های نرم افزاری به طور عمده، از هزینه­های استفاده از کامپیوتر برای پیشرفت و سنجش برنامه تشکیل می­شوند. هزینه­های نیروی کار، از فاصله­های زمانی که در آن پرسنل پروژه ساعات اضافه کار خود را به کار برای پیشرفت پروژه اختصاص می­دهند، بدست می­آیند. عوارض بالا شامل دیگر هزینه­هایی است که به طور غیر مستقیم به پروژه ها نسبت داده شدند، همانند: وسعت محل کار پرسنل و هزینه­ی راه اندازی سیستم حسابداری پروژه . عوارض بالا، معمولاً بر اساس یک نرخ بالا اعمال می­شوند. داده نهایی که به صورت منظم نیاز است، گزارشی است با شرح به روز از پیشرفت پروژه. بازنگری برآوردهای هزینه­های آینده برای تکمیل هر پروژه ضروری است. پیشرفت اغلب از لحاظ مدت به دست آمده- معادل " استاندارد مدت به دست آمده" در یک سیستم حسابداری پروژه استاندارد برای تولیدات مصنوعی، اندازه گیری می­شوند. ساعات به دست آمده، برای نشان دادن درصد تکمیل استفاده می­شوند. برای مثال، اگر برآورد زمانی یک کار 40 ساعت باشد و تخمین زده شود که این کار 30% تکمیل شده است، گزارش پیشرفت باید برای ساعات بدست آمده در کار پروژه عدد 12 را نشان دهد. نرخ دستمزدها و بودجه پروژه  استفاده می شوند در رابطه با گزارش­های پیشرفت، تا فراهم کند هزینه بازنگری برآوردها،هزینه های پروژه تا به آن روز و دستمزد­های کاربران (اگر چنین هزینه هایی ایجاد شوند). به صورت دوره ای، گزارش­های مختصر ویژه­ای با شرح هزینه کلی پروژه­ها در فرآیند، برای مدیریت نظارت آماده می­شوند.

سطح جزئیات

بهره برداری از یک سیستم حسابداری پروژه، همانطور که بحث شد، کاملا شبیه سیستم کنترل تولید است که در فصل 8 شرح داده شد. مانند هر سیستم کنترل، اگر جزئیات زیادی برای سیستم حسابداری پروژه مورد نیاز باشد، هزینه های کلی اجرای سیستم خیلی بالا خواهد شد و کارگران پروژه با اطلاعات خواسته شده از آن ها مخالفت خواهند کرد. اگر جزئیات خیلی کمی ارائه شده باشد، پس نتایج مبهم خواهد بود. سطح مناسبی از جزئیات باید توسط مدیریت پروژه تعیین شود. در اغلب موارد، گزارش هفتگی بر اساس اطلاعات بدست آمده برای اهداف کنترل کافی است.

کنترل منابع سیستم­های اطلاعات غیرمالی

تعدادی از عوامل مربوط به سیستم­های اطلاعاتی برای مدیریت از نقطه نظر کنترل مهم هستند اما از نظر دلارها سنجیده نمی­شوند. این عوامل شامل اندازه­گیری عملکرد سخت افزار، نرم افزار و پرسنل می­شوند.

سنجش عملکرد سخت افزار شامل بهره­ وری سیستم، خرابی( از کار افتادگی) سیستم و پاسخگویی سیستم است. اندازه بهره وری سیستم­ها معمولاً شامل مقیاس­هایی همچون واحد پردازش مرکزی که در واقع برای اندازه گیری زمان در دسترس استفاده می­شد. همچنین آماروارقام می­تواند گرفته شود برای اجزای جداگانه سیستم کامپیوتری ازجمله: ترمینال­ها، درایوهای نوار و غیره. آمارهای بهره وری خیلی مهم هستند، به این دلیل که آنها می­توانند تنگناها و نیازهای گسترش سیستم­ها را نمایان سازند. به علاوه، آمارهای بهره وری گزارش شده برای زمان­های متفاوت در روز می­تواند کمک کننده مدیریت در برنامه ریزی کامپیوترهای بزرگ اجرایی، زمانیکه بهره وری سیستم کم است، باشد. در اکثر سیستم­ها، خرابی ( ازکارافتادگی) یک مشکل عمده است. زمان خرابی درصدی از زمان است که دستگاهی برای استفاده در دسترس نیست. به طور معمول، شمار کلی از ساعات دریک ماه معین که دستگاهی در دسترس نیست، گزارش می­شود. به علاوه، میانگین زمانی مابین خرابی­ها و متوسط زمانی برای تعمیر سیستم مزبور نیز گزارش می­شوند. آمارهای خرابی در ارزیابی همه جانبه­ی تأثیر سخت افزار مفید هستند. سیستمی که بیش از حد از کار افتاده باشد می­تواند باعث ایجاد تعدادی از مشکلات از جمله تجارت از دست رفته، شود.

عامل غیر کمی مهم دوم که برای کنترل مهم است، کارایی نرم افزار است. یک رویکرد کلی منطقی برای ارزیابی کارایی نرم افزار، بررسی کاربران سیستم­ها ، پرسش تعداد زیادی سوال در مورد سهولت استفاده، کارایی و رفاقت کاربر است. کارایی نرم افزار باید به طور مرتب بررسی شود، زیرا تغییرات محیطی می­تواند باعث ایجاد تغییراتی در رضایت کاربران شود.

در نهایت، اعمال کنترل­های مربوط به کاربران ضرورت دارد، بنابراین، گزارش­ها باید برای انواع زیادی از عوامل آماده شوند. برای مثال، برنامه نویسان ممکن است از نظر کیفیت اسناد نوشته شده و تعداد خطوط نوشته شده در روز ارزیابی شوند. انواع مختلف دیگر از گزارش­ها برای ارزیابی کارایی پرسنل مورد نیاز هستند که ممکن است در برگیرد:

• گزارش­های عملکرد متخصصان ثبت داده. این گزارش­ها شامل آمارهایی همچون، تعداد لمس کلید در هر ساعت و یا تعداد پرونده­های ثبت شده در هر ساعت می باشند.
• گزارش های ارزیابی کننده­ی بهره وری اپراتورهای سیستم­ها. این گزارش­ها ممکن است شامل آمارهای مربوط به عواملی همچون مدت زمان مورد نیاز برای نصب یک نوار یا تأثیردر اجرای به موقع کارهای از پیش تعیین شده، باشد.
• گزارش­های مربوط به کارایی تعمیرکاران سخت افزار. چنین گزارش­هایی ممکن است آمارهای مربوط به تعداد مشاغل تعمیر(اصلاح) و میانگین مدت زمان مورد نیاز برای هر کار تعمیر، ازکارافتادگی با انواع متفاوتی از مقوله­های تعمیر را در برگیرد.

حسابرسی سیستم اطلاعاتی

اکثر شرکت­ها برای حسابرسی سیستم اطلاعات، حسابرسان داخلی یا خارجی را استخدام می­کنند. تمرکز حسابرس باید روی اطلاعات خود سیستم و روی دقت و صحت داده ها همانطور که توسط سیستم پردازش شده اند، باشد. منافع حسابدار در حسابرسی سیستم اطلاعاتی تمایل به تمرکز بر کنترل داخلی است. رویکرد کلی که توسط حسابرس دنبال می­شود، این است که ابتدا شرح دقیقی از سیستم کنترل داخلی بدست آورد، معمولاً از پرسشنامه­های کنترل داخلی استفاده می­شود. هنگامیکه توصیفی از سیستم کنترل داخلی بدست آید، پس از آن حسابرس آزمون­های انطباق را اجرا می­کند. در طی این فرآیند، حسابرس میزان واقعی استفاده از کنترل­های داخلی این شرکت را، همانطور که در ارزیابی کنترل داخلی مستند شده است، تعیین می­کند. سرانجام، حسابدار آزمون­های معاملات خاص را همانطور که در سراسر سیستم جاری هستند، اجرا می­کند. میزان تست مورد نیاز به درجه ای که درآن مجموعه­ای مناسب از کنترل­های داخلی وجود دارد و در عمل مؤثر است، بستگی دارد. در سیستم­های با تعداد کنترل­های داخلی زیاد، حسابرس می­تواند به یک نمونه آماری از قراردادها اعتماد کند.

حفظ و اصلاح سیستم­

در تمام سیستم­های عملیاتی لازم است که تغییراتی صورت گیرند. یک دلیل برای این تغییرات این است که، در طول مرحله طراحی، همه احتمالات را نمی­توان پیش بینی کرد. علاوه بر این، شرایط محیطی و اطلاعات نیاز به تغییر دارند. در نهایت، تقریباً هر برنامه کامپیوتری حاوی اشکالاتی هستند. اشکالات، خطاهای برنامه نویسی کامپیوتر هستند که تشخیص داده نمی­شوند تا زمانی­که سیستم عملاً شروع به کار کند.

برای مقاصد کنترل، بسیار مهم است که همه­ی تغییرات نرم افزاری سیستم­ها و شمای داده­ها به طور رسمی مرور و تایید شوند. در حالت ایده­آل، کاربران باید این فرصت را داشته باشند تا درخواست­هایی برای اصلاحات سیستم­ها ارائه دهند. این درخواست­ها باید توسط کمیته­ای ازمدیران و متخصصان سیستم­ها بررسی شوند. برای تصویب، آن­ها باید برای اجرا شدن به سیستم­­های مناسب یا برنامه نویسان برنامه های نرم افزار ارجاع شوند. سیستم­ها و برنامه نویسان باید بر اساس مجموعه­ای از اولویت­های از پیش تعیین شده کار کنند. به علاوه، این برنامه نویسان نباید به کپی مؤثر قابل تغییر از نرم افزار دسترسی داشته باشند. در عوض، برنامه نویسان باید تغییرات را روی یک کپی از نرم افزار اصلی اعمال کنند. این نرم افزار، پس از اصلاح باید به دقت بررسی شود و سپس توسط یک فرد مستقل نصب گردد. کلیه تغییرات مزبور باید به دقت مستند شوند. اسناد و مدارک باید شامل دلایل تغییرات، تغییرات دقیق ایجاد شده و نام شخصی که تغییرات را تایید کرده است، باشد. علاوه بر این، استانداردهای مستندسازی رایج نیزباید اعمال گردند. این بدین معنی است که کتابچه راهنمای کاربر و اسناد و مدارک برنامه نویسی سیستم­ها باید به روز باشند.

عامل حیاتی برای موفقیت در اجرای سیستم­ها، نیاز به ارائه برنامه­ی اجرایی یک سیستم است. این طرح باید جدول زمانی دقیق و بودجه­ی نشان دهنده­ی تمام فعالیت­های کلیدی در اجرای برنامه را دربرگیرد. پس از آن طرح اجرایی باید به صورت مداوم بررسی شود و هرگونه اختلاف مربوط به جدول زمانی و یا بودجه باید گزارش شود.

عملیات اجرایی بسیاری مورد نیاز هستند، که عبارتند از: آموزش پرسنل، آماده سازی فیزیکی، طراحی سیستم­های دقیق، تست برنامه، توسعه استانداردها، مستند سازی، تبدیل فایل و سیستم­های کات اور( یکجا). علاوه بر این، سیستم اجرایی برای کنترل اهداف در حال اجرا باید مورد ارزیابی قرار گیرد.

مفاهیم کلیدی در سیستم­های مدیریت پروژه، شامل ایجاد یک تیم پروژه، تقسیم مسئولیت­ها ( و وظایف) ، تقسیم پروژه به مراحل، ایجاد جدول زمانی، حفظ یک حسابداری برای هزینه­های پروژه و مطابقت با جدول زمانی، می­باشند. در مجموع، این مراحل به کار برده می­شوند برای اطمینان از اینکه پیشرفت کلی، سعی بر تولید سیستم­هایی دارد که مقرون به صرفه بوده و پاسخگوی نیازهای سازمان هستند.

تعدادی از عوامل مربوط به سیستم­های اطلاعاتی، از نقطه نظر کنترل برای مدیریت مهم هستند، اما از لحاظ دلارها (مالی) سنجیده نمی­شوند. این عوامل عبارتند از: اندازه گیری کارایی سخت افزار، نرم افزار، و پرسنل. برای حفظ و اصلاح سیستم­های موجود، روال­های رسمی باید توسعه پیدا کنند.