مبانی ارتباطات
یک مدیر بدون داشتن اطلاعات نمی تواند تصمیم بگیرد. این اطلاعات باید از راه ارتباط حاصل شود. به هنگامی که یک تصمیم گرفته می شود دوباره باید ارتباط برقرار شود. در غیر این صورت کسی نمی داند که تصمیمی گرفته شده است.
بهترین فکر، خلاق ترین پیشنهاد یا بهترین نقشه بدون وجود ارتباطات نمی تواند شکل بگیرد. از این روست که مدیران به مهارت های ارتباطی اثربخش نیاز دارند.
البته قصد نداریم بگوییم که برخورداری از مهارت های ارتباطی خوب به تنهایی یک مدیر را موفق می سازد، اما می توانیم بگوییم که کمبود مهارت های ارتباطی اثربخش بسیاری از مشکلات را برای مدیر به وجود می آورد.

اهمیت ارتباطات
ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی و اجتماعی را می توان در کمبود ارتباطات مؤثر، نقش سیستم ارتباطی یا به طور کلی سوء تعبیر و تفسیرهای ارتباطی جستجو کرد، لذا باید گفت ارتباط مؤثر برای مدیران به دلایل زیر مهم است:
1) ارتباط فرآیندی است که وظایف برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل مدیریت به وسیله آن انجام می شود.
2) ارتباط فعالیتی است که مدیران برای هماهنگ کردن و متناسب نمودن وقت خود از آن بهره می گیرند.

عناصر اساسی فرآیند ارتباطات
در یک عبارت ساده ارتباطات را می توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست.
عناصر ارتباط را با بسط تعریف فوق در این جمله که می گوید: ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات از فرستنده به دریافت کننده، به صورتی که اطلاعات برای فرستند و گیرنده قابل درک باشد، می توان نشان داد. فقدان هر یک از عناصر موجب عدم برقراری ارتباط می شود.
در تعریفی جامعتر می توان گفت ارتباطات فرآیندی است که اشخاص از طریق انتقال سمبل های پیام به دیافت معنی مبادرت می ورزند. این تعریف ضمن در برداشتن عناصر ارتباطی ساده، فرآیند پیچیده تری را مطرح می نماید.
1) فرستنده: فرستنده آغاز کننده ارتباط است که معمولاً تماس را برای انتقال اطلاعات و مفهوم آن به دریافت کننده شروع می کند.
2) رمز پیام: رمز پیام را با استفاده از ترجمه آن به یک سری سمبل ها منتقل می نماید که در بعضی مواقع ضروری نیز می باشد، چنانچه فرستنده تلاش کند بر اساس موضوع ارتباط علائم و مفاهیم را به گونه ای اختیار کند که دریافت کننده منظور از ارتباط را درک نماید.
3) پیام حاوی خیر: نکته یا موضوعی است که باید به گیرنده منتقل شود. شکل فیزیکی پیام ممکن است به صورت رمز از طرف فرستنده ارسال گردد.
4) مجاری پیام: مجاری وسیله و طریقه انتقال پیام را می گویند. مجاری پیام اغلب از پیام تفکیک ناپذیرند، نکته مهم در کارایی و اثربخشی ارتباط به کانال مناسب با پیام بستگی دارد.
5) دریافت کننده: دریافت کننده شخصی است که پیام فرستند را درک کند. اگر پیام به دریافت کننده نرسد ارتباط واقع نمی شود.
6) کشف رمز پیام: فرآیندی است که دریافت کننده بر اساس آن پیام را به اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسیر می نماید. کشف رمز پیام بر اساس تجربه گذشته دریافت کننده، تفسیر فرد از سمبل ها، انتظارات و مقاصد دو طرف از پیام است.
7) عوامل اختلال: عبارت از عواملی است که موجب اخلال، نامفهومی و یا صورت دیگری از تداخل در ارتباط می باشد. دخالت عامل اختلال ممکن است به دلایل زیر باشد: فرستنده پیام را به درستی ادا نکند ؛ پیام تحریف شده باشد ؛ صداهایی از محیط در آن اثر گذاشته باشد ؛ بی توجهی دریافت کننده به پیامی که دریافت کرده است ؛ عدم دقت دریافت کننده در کشف رمز پیام.
8) بازخور: ابراز نظرات و واکنش های گیرنده پیام و انتقال آن به فرستنده را گویند. بازخور درجه اثربخشی و کارایی ارتباط را نشان می دهد. همچنین این عنصر کمبود و نارسایی های ارتباطی را بیان می کند. در این صورت به رفع اشکالات و بهسازی ارتباطات کمک می کند.

نقش ادراک در ارتباطات
آدمی محرک های و موقعیت های پیرامون خود را درک می کند، بدین معنی که آنها را دریافت و احساس و تعبیر و تفسیر می کند و نقشی از آنها در ذهن خود به وجود می آورد. به جهت اینکه پیام در الگوی ارتباطی عاملی مرتبط با گیرنده و فرستنده پیام، و به عنوان محرکی بر هر دوی آنها مؤثر است مسئله ادراک در ارتباطات مهم و درخور بررسی است.
باید توجه داشته باشیم که بین احساس (Sensation) و ادراک (Perception) تفاوت هست. احساس به وسیله حواس پنجگانه حاصل می شود به عنوان مثال همه ما ممکن است پیامی را به طور یکسان بشنویم و حس کنیم اما ادراک یا تعبیر و استنباط های ما از آن ممکن است یکسان نباشند. ادراک ماحصل تجزیه و تحلیل های مغز و تعبیر و تفسیر اطلاعات مکتسبه به وسیله حواس است.